Quando falamos sobre softwares de gestão educacional, surgem dúvidas que, com o tempo, se transformaram em mitos sobre sua eficiência e utilização.
Para ajudar os gestores a entender melhor como essas ferramentas funcionam e a escolher a melhor opção para sua instituição, separamos três mitos comuns para desmistificar neste conteúdo.
Vamos descobrir algumas verdades sobre os sistemas de gestão? Continue a leitura!
Mito 1 – É um investimento muito alto.
Esse é um pensamento comum entre gestores mais resistentes, que evitam investir em boas ferramentas por acreditarem que são caras. No entanto, essa suposição é equivocada. Muitos veem o software como um gasto desnecessário, em vez de um investimento crucial.
O principal objetivo de um software de gestão educacional é otimizar processos, eliminar retrabalho e identificar falhas que causam perdas financeiras.
Dessa forma, a ferramenta já se paga ao resolver essas questões por meio da automação de processos. Além disso, as instituições de ensino precisam se modernizar e se adaptar ao novo perfil de alunos, cada vez mais jovens e conectados.
Modernize sua IES.
Atualmente, os softwares desenvolvidos para o setor educacional devem oferecer um ambiente exclusivo para aulas online ou uma integração que possibilite isso. Essa necessidade surge da crescente tendência do Ensino a Distância (EAD) na educação superior.
O software também deve facilitar a comunicação entre alunos, instituição e professores, agilizando a liberação de notas e materiais de estudo, além de simplificar as interações com a instituição. Assim, torna-se um diferencial que favorece o aumento do número de alunos e reduz a evasão.
Embora a questão financeira seja relevante e exige planejamento cuidadoso, é vital que o software escolhido esteja alinhado ao modelo operacional da IES e traga resultados significativos.
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Mito 2 – Não existem soluções completas e acessíveis.
É verdade que existem opções incompletas que dificultam a rotina das IES; no entanto, isso geralmente ocorre porque esses sistemas não foram projetados especificamente para o ambiente educacional de ensino superior.
Antes de contratar um sistema de gestão, assegure-se de que ele foi desenvolvido para atender às suas necessidades. Se você tem uma instituição de ensino superior, busque uma solução projetada para atender às demandas dessa gestão, que difere da gestão escolar convencional.
Além disso, evite opções em módulos independentes; essas podem complicar seu gerenciamento e futuras integrações necessárias.
Recursos essenciais.
Aqui estão alguns dos principais recursos que um software desenvolvido exclusivamente para o ensino superior deve oferecer:
- Registros acadêmicos e financeiros
- Gestão da grade escolar e horários
- Controle dos contratos de trabalho
- Gestão das interações com alunos
- Integração com bibliotecas físicas e digitais
- Materiais de aula e avisos
- Solicitação de serviços
- Ambiente E-learning
- Registro de notas e presença
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Mito 3 – São ferramentas complicadas de utilizar.
A grande vantagem de um software desse tipo é sua capacidade de integrar todos os setores operacionais da instituição em um único lugar. Isso elimina o retrabalho e simplifica processos.
Por exemplo, imagine ter uma planilha com todos os alunos inscritos em cada curso e suas situações financeiras. Quando um aluno inadimplente quita sua dívida, é necessário atualizar manualmente três planilhas diferentes.
Com um software integrado, um único preenchimento atualiza todos os campos necessários. Além disso, bons fornecedores oferecem treinamento para maximizar o uso do sistema e suporte ao cliente para esclarecer dúvidas durante a utilização.
Esses sistemas representam um investimento estratégico que pode otimizar processos, facilitar a comunicação e melhorar a eficiência operacional das instituições de ensino.
Ao escolher um software adequado, as IES não apenas se modernizam, mas também se preparam para atender às demandas de um público cada vez mais conectado e exigente.
Portanto, é fundamental que os gestores reconheçam o valor dessas ferramentas e considerem sua implementação como um passo essencial para o sucesso e a sustentabilidade de suas instituições.