Acervo virtual: o que é e qual a sua importância para a IES.

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Além de ser essencial para alcançar a nota máxima na avaliação do MEC, contar com um acervo virtual proporciona diversos benefícios para uma Instituição de Ensino Superior (IES), auxiliando até mesmo na captação e retenção de estudantes.

Afinal, como uma biblioteca digital realmente funciona? Neste artigo, você entenderá melhor o que é e qual é a importância de um acervo virtual para ensino superior. Além disso, aprenderá os quatro passos para montar um acervo virtual.

O que é e como funciona um acervo virtual?

Um acervo virtual nada mais é do que um acervo disponível em formato digital. Nele você encontra um conjunto de obras, como livros, artigos e revistas organizados e armazenados dentro de uma plataforma.

Assim, o acesso e a leitura também são realizados de forma virtual. O aluno pode pesquisar pelas informações do livro, como título ou autor, e acessá-lo a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Como cada usuário possui o seu próprio acesso, diversos estudantes podem fazer a leitura de uma mesma obra ao mesmo tempo, sem reserva prévia ou problemas de disponibilidade no acervo.

Além disso, é possível fazer anotações nas obras e os livros são atualizados pela própria plataforma. Tudo isso, além de facilitar a gestão do acervo, reduz os custos da IES.

Qual a importância do acervo virtual para a IES?

Separamos 6 motivos pelos quais você precisa contar com um acervo virtual em sua IES.

1 — Maior acessibilidade

Com um acervo virtual, o principal benefício para a sua IES e seus alunos é o acesso facilitado à biblioteca. Mais estudantes poderão ter contato com as obras, por tempo ilimitado.

Além disso, também não há limite para a quantidade de livros acessados, filas, lista de espera para empréstimo e deslocamento até a universidade.

2 — Cumprimento da regulamentação do MEC

Um segundo motivo que ressalta a importância do acervo virtual é que ele auxilia a IES a cumprir a regulamentação do MEC e a alcançar a nota 5 nos indicadores.

Leia mais: Os impactos da tecnologia nos instrumentos de avaliação do MEC.

Desde 2017, contar com um acervo virtual é um dos requisitos do Ministério da Educação para pontuar as organizações de ensino superior. Por isso, não ter essa ferramenta pode ser prejudicial para a sua IES.

3 — Facilita a atualização das obras

Comprar edições novas dos livros, organizá-las no espaço, conseguir um destino para as obras antigas… sem dúvida, tudo isso é muito trabalhoso e caro para a instituição.

Agora imagine um acervo virtual, onde a atualização das obras é feita pela própria plataforma. Manter uma biblioteca digital atualizada é simples e faz com que os seus alunos e professores tenham sempre os melhores conteúdos à disposição.

4 — Reduz os custos

Você conseguirá economizar na compra de novos exemplares, já que a atualização é feita pela própria plataforma, e não precisará arcar com um espaço físico muito grande e complexo que demanda cuidados e dinheiro.

5 — Ajuda na gestão

Além de facilitar a organização das obras, um acervo virtual torna o trabalho do bibliotecário mais eficiente. Ao passo que otimiza o tempo do profissional com atividades como gestão das obras e empréstimos, a biblioteca em ambiente digital auxilia a entender indicadores relacionados à leitura na universidade e, consequentemente, gera insights para melhorar a experiência dos estudantes.

6 — Gera valor

Por último, um benefício muito importante para a sua IES é o valor gerado pela biblioteca digital. Sua instituição será mais bem vista no mercado, já que demonstra estar preocupada com inovação, modernidade e qualidade do ensino.

Portanto, contar com esse esse tipo de ferramenta também será um diferencial na captação de novos alunos!

Dica complementar: como implementar uma secretaria digital.

  1. Implante uma Plataforma de Gestão Acadêmica. É nesta plataforma que ficará seu acervo, facilitando o acesso tanto aos funcionários da instituição como aos alunos. Essa dica te poupará esforços e gastos com o terceiro passo, pois deve incluir todas as ferramentas necessárias para uma gestão completa da sua IES.
  2. Tenha uma Equipe de Curadoria Institucional, ou Comitê Gestor. Esses serão os responsáveis pela curadoria dos arquivos físicos e quais serão digitalizados. Recomendamos que haja pelo menos três pessoas na equipe, que prestarão contas ao diretor.
  3. Digitalização documental e Upload. Esta é a etapa principal: o momento em que todos os papéis se tornarão bits em nuvem. Para essa fase, será necessário um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED). Caso você tenha um Sistema de Gestão Integrado, fique tranquilo: você já possui GED. Caso não tenha, você precisará contratá-lo à parte.
  4. Segurança. Para isso, basta ir atrás de uma assinatura digital junto à ICP. Diferente da assinatura eletrônica simples, também com validade jurídica, a assinatura digital possui Certificado Digital ICP-Brasil, uma exigência da Portaria n° 315 do MEC.

Artigo semelhante: 5 passos para implantar sua secretaria digital.

Gostou de conhecer melhor o que é e a importância do acervo virtual? Aproveite para conferir, também, o nosso artigo sobre como escolher uma plataforma de biblioteca digital para a sua IES!

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Muitas instituições de ensino buscam a integração de seus processos, seja para auxiliar no dia a dia de atendimento ao aluno ou para facilitar a rotina de trabalho da sua equipe acadêmica, um sistema integrado é a melhor escolha.

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