A Automação de Processos nas Instituições de Ensino Superior.

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A automatização de processos pode auxiliar muito na melhoria dos números das Instituições de Ensino Superior, entretanto, ainda existem muitas dúvidas sobre quais os processos que podem ser automatizados, e é exatamente sobre isso que falaremos neste artigo.

Antes de mais nada, entretanto, devemos ressaltar que em geral, existem inúmeros benefícios para a automatização de processos, veja alguns dos mais importantes:

  • Monitoramento e controle dos processos em tempo real;
  • Rastreabilidade;
  • Redução do número de erros;
  • Fim do retrabalho;
  • Melhora da comunicação;
  • Padronização dos processos;
  • Identificação de possíveis pontos de ineficiência;
  • Aumento da velocidade na execução;
  • Redução dos custos;
  • Mais…

Sendo assim, fica fácil compreender que uma universidade que deseja manter seu fluxo de caixa saudável e, assim, obter possibilidades de crescimento, precisa buscar a automatização de processos.

Nas próximas linhas, falaremos sobre 7 processos essenciais dentro da operação de uma universidade e que podem ser automatizados. Vamos lá?

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7 processos universitários que podem ser automatizados

  1. Quadro de horários

Quando falamos em quadro de horários nos referimos tanto aos horários das aulas como dos próprios professores.

Por um lado, o foco desta automatização está em economizar o dinheiro da universidade, que com este controle, consegue otimizar o trabalho dos professores que não ficam ociosos. Além disso, esta ação beneficia os próprios professores que não perdem tempo esperando por aulas, tempo este que pode ser empregado em diversos outros tipos de tarefas.

Por outro lado, evita aulas cheias ou vazias demais, algo que pode atrapalhar o aprendizado dos alunos. Por fim, a automatização deixa os horários acessíveis aos alunos através da internet, evitando que eles precisem se dirigir à secretaria, deixando o setor livre para suas demais atividades.

  1. Controle de classe

O controle de classe é o responsável por tarefas como o controle de faltas, a inserção de notas e de quaisquer outras observações pertinentes. Desta forma, a automatização de processos garante que o desempenho dos alunos seja acompanhado de perto por professores e gestores.

Além disso, mais uma vez, a secretaria é poupada de um trabalho desnecessário já que os alunos conseguem acessar às mesmas informações dentro de um ambiente próprio que pode ser acessado através da internet.

  1. Atendimento e comunicação

A automatização do atendimento e comunicação garante uma grande economia de tempo e qualidade no relacionamento.

Em geral, essa tarefa atende 3 vertentes de comunicação: aluno – universidade, aluno – professor e universidade – professor. Sendo assim, além de criar mais um canal de comunicação, a automatização ainda salva todas as interações possibilitando à universidade que tenha pleno controle das reclamações, das demandas e das informações gerais trocadas entre as partes.

  1. Inadimplência

Este talvez seja um dos campos que mais ganha com a automatização de processos, isso porque a automatização possibilita aos gestores a visualização dos inadimplentes em tempo real, assim, podem criar planos de ação para que as mensalidades sejam quitadas e não gerem grandes prejuízos. Além disso, otimiza e padroniza o processo de cobrança, aumentando as chances de sucesso no recebimento.

Por fim, vale a leitura do artigo “7 dicas para diminuir a inadimplência dos alunos do Ensino Superior” que vai auxiliar neste quesito.

  1. Conteúdo

Outro processo que pode ser automatizado está relacionado aos conteúdos ministrados em sala de aula ou em ambiente e-learning. Com a automatização os professores conseguem disponibilizar os materiais de aula, mesmo que ainda nem tenham sido ministrados, desta forma, os alunos conseguem ter conhecimento prévio da matéria. Além disso, com este tipo de processo, evitamos consideravelmente a necessidade das famosas impressões de apostilas e materiais.

  1. Biblioteca

A automatização da biblioteca garante à instituição pleno controle sobre a entrada e saída de livros. Além disso, o processo garante que os alunos sejam avisados caso um livro não tenha sido devolvido no prazo firmado.

  1. Financeiro

Por fim, e talvez o processo mais importante, temos a automatização do setor financeiro do Instituição de Ensino Superior, que em geral, trata-se do setor mais problemático.

Em geral, universidades precisam lidar com pagamentos de mensalidades, inadimplência, evasão de alunos, modernização das dependências, salários de professores e colaboradores, controle dos investimentos e assim por diante, sendo assim, ter pleno controle é fundamental.

Neste quesito, a automatização de processos garante que erros sejam evitados, que gargalos sejam identificados e que a Universidade possa manter seu fluxo de caixa saudável sem que exista a necessidade de diminuir o valor de suas mensalidades, algo que desvaloriza o serviço prestado.

Apenas para complementarmos a importância da automatização de processos, e não somente dos aqui citados, fizemos um artigo sobre a identificação de gargalos nos processos de uma universidade.

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Como realizar a automatização de processos

Para finalizarmos este artigo precisamos, é claro, dizer como efetivamente realizar a automatização de processos. A resposta é única: com o auxílio de um sistema de gestão integrado.

Em geral, este tipo de sistema, que deve ser especialmente desenvolvido para universidades, aborda não somente estes 7 processos, mas diversos outros que compõem a operação de uma instituição de ensino superior.

Neste artigo, falamos sobre o que é o sistema de gestão e como ele pode ser benéfico professores e instituição de ensino.

Bom, esperamos que este artigo sobre a automatização de processos nas Instituições de Ensino Superior tenha esclarecido as dúvidas que acercam o tema, entretanto, caso alguma questão tenha persistido, deixe-a aqui nos comentários.

Até a próxima…

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