Automatização de Processos nas Instituições de Ensino Superior.

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A automatização de processos pode auxiliar muito as Instituições de Ensino Superior, no entanto, ainda existem muitas dúvidas sobre quais processos podem ser automatizados e quais benefícios ela pode trazer para a IES; é exatamente sobre isso que falaremos neste artigo.

Antes de tudo, podemos adiantar que, em geral, existem inúmeros benefícios resultantes da automatização de processos, veja alguns dos mais importantes:

  1. Monitoramento e controle dos processos em tempo real;
  2. Rastreabilidade;
  3. Redução do número de erros;
  4. Fim do retrabalho;
  5. Melhora da comunicação;
  6. Padronização dos processos;
  7. Identificação de possíveis pontos de ineficiência;
  8. Aumento da velocidade de execução;
  9. Redução dos custos.

Agora, fica mais claro que para uma instituição manter suas possibilidades de crescimento, ela precisa buscar a automatização de processos.

Por isso, vamos mostrar 7 processos essenciais na operação de uma IES que podem ser automatizados. Vamos lá?

Sete processos universitários que podem ser automatizados.

1 – Quadro de horários;

Quando falamos em quadro de horários nos referimos tanto aos horários das aulas dos alunos como expediente dos professores.

O foco desta automatização está otimizar o trabalho dos professores e distribuir corretamente sua carga horária nas turmas existentes.

Além disso, esta ação beneficia os próprios professores que não perdem tempo esperando por aulas, tempo este que pode ser empregado tarefas mais gerenciais.

Por outro lado, evita aulas cheias ou vazias demais, algo que pode atrapalhar o aprendizado dos alunos.

Assim, a automatização deixa os horários acessíveis aos alunos através do seu portal, evita que eles precisem se dirigir à secretaria, deixando o setor livre para outras atividades.

2 – Controle de classe;

O controle de classe é o responsável por tarefas como: gestão de faltas, inserção de notas e de quaisquer outras observações pertinentes.

A automatização de processos garante o acompanhamento desses dados por professores e gestores, e gera relatórios que podem servir para otimizar o desempenho dos alunos.

Dessa forma, a secretaria da sua IES é poupada, visto que a equipe docente sempre atualizará esses dados.

Além disso, os alunos podem acessar às mesmas informações em seu portal do aluno online.

3 – Atendimento e comunicação;

A automatização do atendimento e comunicação garante uma grande economia de tempo e qualidade no seu relacionamento com o aluno.

Em geral, essa tarefa atende 3 vertentes de comunicação: aluno — universidade, aluno — professor e instituição — professor.

Sendo assim, além de criar mais um canal de comunicação, a automatização ainda salva todas as interações, possibilitando à IES o pleno controle das reclamações, das demandas e das informações gerais trocadas entre as partes.

4 – Inadimplência;

Este talvez seja um dos campos que mais ganha com a automatização de processos, isso porque ela possibilita aos gestores a visualização dos inadimplentes em tempo real.

Assim, é possível criar planos de ação para quitação de mensalidades e não gerar grandes prejuízos. Além disso, otimiza e padroniza o processo de cobrança, aumentando as chances de sucesso no recebimento.

Por fim, vale a leitura do artigo: 7 dicas para diminuir a inadimplência dos alunos do Ensino Superior, que vai auxiliar neste quesito.

5 – Conteúdo;

automatização de processos

Outro processo que pode ser automatizado está relacionado aos conteúdos ministrados em sala de aula ou no ambiente e-learning [AVA].

O AVA permite que os professores disponibilizem os materiais de aula com antecedência, assim, os alunos podem ter conhecimento prévio da matéria.

Além disso, com este tipo de processo, evita-se a necessidade das famosas impressões de apostilas e materiais.

6 – Biblioteca;

A automatização da biblioteca garante à instituição pleno controle sobre a entrada e saída de livros. Além disso, o processo garante que os alunos sejam avisados caso um livro não tenha sido devolvido no prazo firmado.

7 – Financeiro;

Por fim, esse talvez seja o processo mais importante, temos a automatização do setor financeiro da IES que, em geral, trata-se do setor mais problemático.

Em geral, instituições de ensino precisam lidar com pagamentos de mensalidades, inadimplência, evasão de alunos, modernização das dependências, salários de professores e colaboradores, controle dos investimentos e assim por diante, sendo assim, ter pleno controle desse setor é fundamental.

Neste quesito, a automatização de processos garante que erros sejam evitados, que falhas sejam identificadas e que a IES possa manter seu fluxo de caixa saudável sem que exista a necessidade de reajustar o valor de suas mensalidades, algo que desvaloriza o serviço prestado.

Como realizar a automatização de processos?

Para finalizarmos este artigo precisamos, é claro, dizer como efetivamente realizar a automatização de processos. A resposta é única: com o auxílio de um sistema de gestão integrado.

Em geral, este tipo de sistema, que deve ser especialmente desenvolvido para o ensino superior, aborda não somente estes 7 processos acima citados, mas diversos outros que compõem a operação de uma instituição de ensino superior.

implantar um sistema de gestão

Neste artigo, falamos sobre o que é o sistema de gestão e como ele pode ser benéfico para sua instituição.

Gostou do conteúdo? Você trabalha de uma forma diferente na sua instituição? Conta para gente nos comentários!