Quando pensamos em sistemas de gestão educacional, algumas dúvidas, e até mitos, quanto a sua eficiência e utilização podem surgir. Por isso, separamos 3 deles, que são mais frequentes, para explorar e desmistificar neste conteúdo.
Vamos descobrir algumas verdades sobre esses sistemas para gestão educacional? Continue a leitura!
Mito 1 – Esses sistemas são caros.
Não colocamos a questão do preço em primeiro lugar à toa. É praticamente uma unanimidade entre gestores mais resistentes, que não adquirem essas ferramentas por pensarem ser muito caras.
Mas, por que essa suposição está errada?
Porque esses gestores estão vendo o sistema como um custo, um gasto desnecessário e não como um investimento importante, já explicamos o porquê.
Veja, o objetivo de um sistema de gestão educacional, de maneira geral, é otimizar processos, eliminar retrabalho, identificar possíveis lacunas que estejam causando perda de dinheiro, e até mesmo, gerenciar o financeiro da IES.
Só até aqui, a ferramenta já está se pagando e com sobras. Pois, gera economia resolvendo as questões citadas com automatização e automação de processos.
Além disso, as instituições de ensino precisarão se modernizar e se adaptar aos novos perfis de seus alunos, cada vez mais jovens e conectados.
Moderniza sua IES.
Sistemas desenvolvidos para o ramo educacional, geralmente, possuem um ambiente exclusivo para aulas on-line, ou uma integração que proporcione isso, esta é uma necessidade atual, pois o EAD está em grande evidência e é uma tendência para a educação.
Outra ferramenta que o sistema oferece, atende muito bem ao novo comportamento dos alunos: buscar facilidade de comunicação entre eles, a instituição e professores.
Leia mais: Conheça 6 benefícios de um software para gestão de faculdades.
A ferramenta também agiliza a liberação de notas e materiais de estudo, além de simplificar as interações, acaba se tornando um diferencial que favorece o aumento do número de alunos e a diminuição da evasão.
Portanto, embora a questão financeira seja sim relevante, mais importante que isso é que o sistema escolhido seja aderente ao seu modelo de operação e que traga resultados relevantes como os citados acima.
Mito 2 – As opções do mercado não são completas.
De fato, existem opções que não são completas e acabam atrapalhando mais do que ajudando, entretanto, nos arriscamos a dizer que, com certeza, isso acontece porque estes sistemas não foram desenvolvidos exclusivamente para o ambiente educacional.
Por isso, antes de contratar uma das opções, certifique-se de que se trata de um software para gestão educacional. Somente assim, ele atenderá bem suas necessidades.
Ainda assim, se você possui uma instituição é de ensino superior, busque uma opção desenvolvida para suprir as necessidades da gestão superior, que difere da gestão escolar, por exemplo.
Outra situação bastante comum é encontrar opções em módulos de trabalho independentes, não se iluda, essas opções só complicam seu gerenciamento e futuras integrações necessárias.
Procure os recursos certos.
Veja a seguir alguns dos principais recursos de um sistema exclusivamente desenvolvido para instituições de ensino superior:
- Registros acadêmicos e financeiros em geral;
- Gestão da grade escolar, de turmas e de horários;
- Gestão de contratos de trabalho dos professores e funcionários;
- CRM;
- Controle dos atendimentos e interações com os alunos;
- Gestão da biblioteca física da IES;
- Materiais de aula;
- Solicitação de serviços;
- Ambiente e-learning;
- Registro de notas e presença.
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Mito 3 – Esses sistemas são complicados de usar.
Complicado mesmo é usar várias planilhas que não se integram, e obrigam você ao retrabalho de preencher todas elas varias vezes!
Dizemos isso, pois se uma instituição não usa um sistema de gestão educacional, então ela utiliza planilhas. Já vimos isso muitas vezes.
A grande facilidade de um sistema como este é o fato dele integrar todos os setores da instituição de ensino. É exatamente isso que ajuda na eliminação do retrabalho e deixa tudo bem menos complicado.
Imagine, por exemplo, que temos uma planilha com todos os alunos inscritos em cada curso onde consta a sua situação financeira, inclusive.
Em outra planilha, temos os inadimplentes e por fim, uma planilha que controla a entrada e saída do dinheiro.
Considerando que um aluno inadimplente pague a sua dívida, 3 planilhas diferentes precisarão ser atualizadas. E para o caso de planilhas integradas, sempre existe a lentidão do computador e a possibilidade de erro humano na confecção de cada fórmula.
Por outro lado, em um sistema de gestão educacional, por ter todos os setores integrados, existe a necessidade de um único preenchimento que automaticamente alimenta os demais campos. Fácil não é mesmo?
Além disso, as fornecedoras deste tipo de software disponibilizam um treinamento completo para todas as pessoas que utilizarão o sistema.
Isso sem falar que sempre existe a possibilidade de contato junto aos setores de suporte das fornecedoras para a elucidação de dúvidas que surjam no decorrer da utilização.
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