Saber como controlar gastos na sua Instituição de Ensino Superior é parte crucial do processo administrativo. O controle financeiro, com frequência, é o que separa uma IES de sucesso de uma IES que afunda nos primeiros anos de operação.
Ainda assim, sabemos que esta não é uma tarefa tão simples. Afinal de contas, é preciso controlar os gastos sem que isso interfira na qualidade do serviço prestado — e muitos pecam nessa parte.
O objetivo deste artigo é mostrar aos gestores de instituições de ensino qual é a diferença entre gastos, custos e despesas. Mostrando a importância do controle financeiro e propondo dicas sobre como controlar gastos de forma simples e prática.
Mas, antes, vejamos o que significam cada uma dessas palavras:
Gastos, custos e despesas.
Não adianta fazer economias que prejudicam a operação da instituição. Por isso, antes de diminuir qualquer valor, é muito importante compreender a diferença entre os gastos, os custos e as despesas:
Despesas
As despesas, que podem ser fixas ou variáveis, são os valores despendidos em ações que não estejam ligados de modo direto à prestação do serviço em si, mas são fundamentais para ser prestado com qualidade.
Em geral, operações comerciais, mobiliários, materiais de escritório, dentre outros, caracterizam as despesas de uma universidade.
Custos
Os custos, que podem ser diretos ou indiretos, são os valores empreendidos na prestação do serviço.
É importante ressaltar que os valores despendidos nos custos são proporcionais ao tamanho do serviço prestado. Sendo assim, quanto mais alunos, maior o custo da instituição.
Salários dos profissionais, limpeza das áreas da universidade, energia elétrica, dentre outros, caracterizam custos de uma universidade.
Gastos
Deixamos os gastos por último por ser o conceito mais amplo dentre os três e o tema central deste artigo. Todo valor despendido na operação de uma universidade já foi, ou ainda é, um gasto.
De maneira geral, um gasto é um valor necessário para que a instituição possa prosseguir com as suas atividades.
Entretanto, gastos podem migrar para custos, despesas e até investimentos, mas, se destinados apenas para cobrir um valor inesperado (por exemplo, verba destinada ao conserto de um cano), então é caracterizado como um gasto mesmo.
Em poucas palavras, os gastos são os valores que fogem do planejado, mas necessários para que a instituição continue sua prestação de serviços.
A importância de controlar os gastos nas instituições de ensino superior.
Entendido os conceitos podemos partir para a motivação deste artigo: controlar os gastos.
Conforme pudemos observar, os gastos são valores que fogem do planejado e, por serem inesperados, prejudicam a saúde financeira da instituição.
Por outro lado, esses gastos precisam ser feitos para que a instituição continue funcionando.
Qual é o resultado disso?
- A instituição precisa postergar seu crescimento, pois fica sem dinheiro para investimentos;
- A IES fica sem poder de negociação com seus fornecedores, já que fica sem dinheiro para compras maiores e para conseguir melhores condições de pagamento;
- Os processos ficam obsoletos, pois falta dinheiro para modernizações gerais;
- A aquisição de novos alunos fica prejudicada, pois um dos primeiros setores a terem suas verbas diminuídas é o marketing.
Sete ações simples para controlar os gastos da sua IES.
As 7 dicas que daremos a seguir têm como objetivo ajudar os gestores a compreender maneiras de controlar os gastos da IES sem que seja necessário um grande investimento de dinheiro.
Mas não se esqueça: a aplicação dessas dicas não envolve um investimento financeiro, mas demanda um investimento de tempo e dedicação. Vejamos:
1 – Categorize os valores despendidos;
Não é possível controlar os gastos se você sequer sabe quais são. Categorizar os valores te ajudará a organizá-los, entender de onde vêm e compreender quais necessidades revelam.
Esse processo mostrará onde é possível economizar e onde é preciso manter os gastos para que as operações da IES continuem intactas.
2 – Faça planejamentos;
Parte crucial de qualquer negócio é realizar um planejamento periódico. Em geral, são realizados uma vez ao ano; no entanto, em um momento de corte e controle de gastos, vale a pena investir em planejamentos semestrais e mensais.
Vale lembrar que os planejamentos devem conter um objetivo claro que deve guiar as próximas ações dos gestores.
3 – Otimize os processos;
Como vimos no primeiro tópico, quando analisamos os gastos, percebemos que eles revelam necessidades. E uma dessas necessidades é a otimização de processos.
Essa otimização visa a melhoria da produtividade e dos resultados em cada setor de uma instituição.
Sendo assim, com um processo bem definido e otimizado, são menores as chances de dificuldades que façam com que a instituição gaste mais do que o necessário.
4 – Negocie;
A negociação, em especial com fornecedores, possibilita melhores condições comerciais fundamentais na busca pela diminuição dos gastos, como descontos, agilidade na entrega e assim por diante.
Além disso, é fundamental negociar as dívidas que, em geral, acarretam multas e juros — ou seja, um gasto desnecessário.
Sendo assim, procure cumprir com os acordos para possuir uma “moeda de troca” com os credores.
5 – Fique atento aos recebimentos;
Pode até parecer óbvio, mas nem toda instituição tem pleno controle sobre os seus recebimentos, o que pode gerar confusões no fluxo de caixa.
Aliás, o pleno controle dos recebimentos inclusive ajuda no processo de planejamento ao qual nos referimos no tópico 2.
6 – Cobre os inadimplentes;
Sempre falamos sobre os inadimplentes em nossos artigos por entendermos ser um dos maiores problemas para instituições de ensino superior.
A inadimplência complica bastante o planejamento realizado e, por vezes, obriga os gestores a cobrir este valor a partir de rendas destinadas aos investimentos, por exemplo.
Leia mais: Inadimplência no Ensino Superior: 7 medidas práticas para reduzi-la.
7 – Controle tudo;
Por fim, tenha como controlar tudo na sua IES. Cada processo, cada conta, cada boleto, cada aluno que desiste de seu curso, o desempenho de cada colaborador, professor e aluno.
Tenha na ponta do lápis tudo que possa, de alguma forma, acarretar gastos inesperados. E, já que os gastos são inesperados, isso envolve colocar todas as movimentações da instituição na ponta do lápis.
Como vimos, essas dicas são simples e não exigem nenhum gasto, mas demandam tempo e dedicação. Além disso, exigem a vontade de controlar tais gastos e ter uma IES com vida longa.
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