Todos os dias, milhares de documentos são produzidos por instituições de ensino. Isso gera um grande fluxo de arquivos físicos, os quais a instituição precisa armazenar.
Reconhecendo o quanto é ultrapassado o acúmulo de papel, o Ministério da Educação (MEC) determinou a criação do Acervo Acadêmico Digital, também conhecido como Secretaria Digital.
Neste artigo, estão duas dicas rápidas para você digitalizar a documentação da sua instituição de ensino.
Para começar, você precisa saber o que é um acervo acadêmico digital.
É muito simples, um acervo acadêmico digital é uma nuvem de arquivos digitais onde são guardados todos os documentos digitalizados de uma instituição de ensino, pública ou privada. Incluem-se nesse acervo, por exemplo, documentos relacionados ao histórico dos estudantes, matrículas e transferências.
As instituições de ensino criam muitos documentos essenciais para os processos de aceitação, transferência e formação de estudantes nos 4 ou 5 anos em que eles estão matriculados. Após sua saída, a instituição ainda precisa disponibilizar outros documentos para que o aluno se forme ou continue seus estudos.
Leia mais: 5 passos para implantar sua secretaria digital.
É permitido continuar usando apenas papel?
Não. O Ministério da Educação, pelo Decreto 9.235 de 2017, exige que todas as instituições digitalizem e armazenem seus documentos de forma segura, autêntica e confiável.
A Portaria n.º 332/20 do MEC foi a última atualização sobre o acervo acadêmico digital e estabeleceu um prazo de mais 48 meses para a implantação, com data limite em abril de 2022.
A digitalização de documentos não apenas diminui a quantidade de papel, mas também facilita a disponibilidade, utilização e segurança das informações.
Além disso, é um diferencial estratégico importante para o crescimento da instituição, pois otimiza rotinas e lida de maneira eficiente com a grande quantidade de documentos que a aquisição de novos estudantes traz.
Dicas para criar seu Acervo Acadêmico Digital
1 – Gerenciador de Documentos.
Digitalize e faça o upload dos documentos institucionais em um sistema de armazenamento em nuvem online.
Isso oferece facilidade de acesso, segurança da informação, fluxo estável de informações e alta performance tanto para a equipe acadêmica quanto para os estudantes.
Garanta a autenticidade dos documentos com o Certificado Digital ICP-Brasil. Para recuperar arquivos acidentalmente perdidos, utilize servidores locais ou na nuvem.
Os Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GEDs) ajudam na gestão, captura e digitalização desses documentos. Integre-os com seu Sistema de Gestão Educacional para potencializar resultados. Procure um sistema de gestão educacional que já possua essa funcionalidade nativa, com alta capacidade de armazenamento e suporte ao volume de processamento de arquivos.
Recapitulando:
- Faça o upload dos documentos digitalizados em um sistema com gerenciador de documentos.
- Armazene em nuvem para acesso remoto e segurança digital.
- Use um certificado digital para garantir a autenticidade legal da cópia online.
2 – Hierarquia dos Documentos e Equipe Gestora.
A equipe gestora da instituição deve gerenciar a digitalização e organização dos documentos. Separe, classifique, digitalize e faça o upload dos arquivos no sistema ou GED.
Crie um mapa de classificação documental para visualizar a estrutura documental de forma hierárquica e facilitar todas as etapas subsequentes da organização. Utilize o formato internacional PDF/A para garantir a vida útil do arquivo.
Dê mais um passo na virtualização da sua IES.
Adequar-se às exigências do MEC e incorporar um processo de gestão mais eficiente em sua instituição pode:
- Reduzir custos;
- Eliminar uso de papel;
- Garantir longevidade ao acervo de documentos;
- Proporcionar mobilidade;
- Certificar a autenticidade dos documentos e segurança do banco de dados;
- Permitir uma auditoria mais rápida e eficiente.
Investir em um bom sistema com acervo acadêmico digital traz agilidade para estudantes e equipe acadêmica, evitando filas e perdas documentais, além de melhorar o atendimento ao aluno.
Não permita que sua instituição fique ultrapassada e obsoleta. Esteja na vanguarda dessas inovações.
Leia mais: Por que devo contratar um software de gestão educacional?
