5 passos para implantar sua secretaria digital

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Através da Portaria n° 315 de 2018, o MEC propôs a criação de uma Secretaria Digital, também chamada Acervo Acadêmico, nas Instituições de Ensino Superior. Este acervo deve incluir documentos digitalizados recebidos e criados pela instituição, no que se refere à documentação do aluno matriculado. 

Abril de 2020 foi o prazo final para que as IES implantassem a exigência do Ministério da Educação (MEC). Contudo, como muitas não conseguiram, surgiu um novo prazo para o acervo acadêmico online ser criado, abril de 2022 será a data final.

No entanto, muitas instituições que começaram a implantar o acervo, ainda o fazem de uma forma pouco prática e muito dispendiosa.

Neste artigo, temos um passo a passo para fazer isso de forma moderna e acessível.

O que acontece se eu não implantar a Secretaria Digital?

Quem não estiver em conformidade com as normas poderá ser impedido de abrir novas vagas, por exemplo. Além disso, o não cumprimento das exigências caracteriza deficiência e não atendimento aos parâmetros de qualidade do ensino superior estabelecidos pelo Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES).

Contudo, a questão que surge nesse meio tempo é: como devo fazer para cumprir esses requisitos?

Pensando nisso, criamos um passo a passo. Acompanhe conosco cada um deles abaixo!

O motivo para a criação da Portaria n° 315 

O objetivo principal é a segurança da informação e a manutenção de um banco de dados. O Acervo Acadêmico Digital garante às informações:

  • Confiabilidade
  • Autenticidade
  • Integridade
  • Durabilidade

Onde colocar essas informações?

Para garantir a implantação do acervo acadêmico, é necessária a aquisição de um Sistema de Gestão Educacional que possua armazenamento em nuvem e certificado de segurança digital.

O MEC estipulou que este sistema tenha algumas especificações que se adéquam às suas exigências:

  • Gerenciamento do banco de dados de forma segura e adequada;
  • Segurança dos arquivos na base de dados para manter a autenticidade e preservação deles;
  • Uso da certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Dito isto, vamos ao passo a passo!

Leia mais: o que é um sistema integrado de gestão educacional.

Passo 1- Implantação de um Sistema de Gestão 

Este é o passo inicial para instituições que não possuem ou desejam mudar de sistema.

Existem várias opções no mercado. No entanto, destacamos que as melhores opções são aquelas integradas, ou seja, em um único sistema é possível gerir todas as atividades da sua instituição.

Por quê? Porque existem opções divididas em “módulos” desacoplados, ou seja, sem uniformidade e coerência das informações, além de serem comercializados separados. Esta prática, que consideramos ultrapassada e dispendiosa, aumenta o custo efetivo total da contratação.

Esta é uma questão a considerar, pois, outros custos entrarão no montante total, tais como o processo de digitalização e criação do acervo digital, por exemplo, que envolve a contratação de empresa especializada em digitalização de documentos.

Leia mais: 2 dicas rápidas para criar um acervo acadêmico digital.

Passo 2- Criação de Equipe de Curadoria Institucional (Comitê Gestor)

Uma das exigências da Portaria 315 é que se crie um Comitê Gestor, que fará a curadoria de todo o acervo físico da instituição. Além disso, definirá quais documentos serão digitalizados, realizando também a aplicação da Certificação Digital para comprovar a segurança e autenticidade das informações.

Esse comitê será responsável pela solução dos desafios e dificuldades da implantação, prestando contas ao gestor geral.

Você não precisa realizar esta tarefa sozinho. Aconselhamos que seja criada uma equipe de pelo menos três pessoas para te auxiliar neste processo e delegar tarefas.

Passo 3- Digitalização Documental

Este é o processo de escaneamento da documentação física e separação em pastas referentes. Para essa fase do processo pode ser necessário um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED), conforme mencionamos na introdução deste artigo.

Isto gera dúvidas, já que muitos sistemas de gestão educacional não possuem esta função e não permitem o upload dos arquivos na própria plataforma.

Entretanto, precisamos frisar que existem opções no mercado completas, que eliminam um gasto desnecessário com a contratação avulsa de um GED.

Se o Sistema de Gestão escolhido pela instituição possuir as funcionalidades mínimas e necessárias para atender à portaria, sua instituição já suprirá as exigências.

No entanto, se o seu Sistema de Gestão atual não possuir a função, haverá sim, a necessidade de contratação de um software externo que fará o gerenciamento dessa documentação.

Contudo, este seria um gasto a mais no custo total do processo.

Passo 4- Upload no Sistema

Aqui seus documentos serão armazenados dentro do seu Sistema de Gestão. Será criada uma nuvem de documentos que pode ser acessada a qualquer momento.

virada de período

Isso otimiza o tempo de trabalho e gerenciamento por parte da equipe docente. Através da codificação, somente pessoas autorizadas terão acesso aos documentos do acervo.

A garantia de segurança da documentação é um dos principais diferenciais da criação da Secretaria Digital.

Passo 5 – Recursos de segurança (Assinatura Digital)

Para garantir ainda mais segurança e adequação às exigências do MEC, é necessário habilitar o uso de alguns recursos, como a Assinatura Digital.

Diferente da assinatura eletrônica simples, também com validade jurídica, a assinatura digital possui Certificado Digital ICP-Brasil, uma exigência da Portaria n° 315 do MEC.

Portanto, seus documentos terão assinatura digital como que de próprio punho, garantindo além da validade jurídica maior segurança através da certificação emitida.

Outros Benefícios e Vantagens da secretaria digital.

  • Facilidade de acesso após a criação do acervo;
  • Maior segurança para as informações;
  • Integração dos dados;
  • Aumento da produtividade da sua equipe docente;
  • Sustentabilidade com a redução da utilização de papel;

Quer ver na prática como implantar sua Secretaria Digital e criar uma biblioteca de documentos acadêmicos online? Baixe nosso Infográfico.

Acervo acadêmico digital

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