A gestão educacional mudou muito ao longo dos anos e as instituições de ensino superior precisaram acompanhar essas mudanças. Uma das principais e, podemos dizer, mais significativa foi a implantação de sistemas de gestão. Que tornou-se item obrigatório para a avaliação do Ministério da Educação (MEC).
Por outro lado, outro aspecto também notável foi a mudança no perfil dos alunos universitários. Se antes, a maioria deles era de jovens que tinham suas mensalidades pagas pelos pais ou parentes; hoje, vemos que estes alunos controlam suas próprias finanças e tendem a ser mais criteriosos e conscientes de seus investimentos.
Aliás, justamente pelas responsabilidades que possuem — que vão muito além da manutenção do seu curso — é que dispõem de menos tempo. Muitos deles, por exemplo, encontram no EAD ou no ensino híbrido maior adaptação para sua rotina.
Todo esse cenário, evidencia a necessidade de organização e evolução tecnológica das instituições de ensino superior. Com a migração de alunos do presencial para o digital e a concorrência no setor tornando-se crescente, as instituições de ensino precisam do apoio de um software de gestão completo e integrado.
É sobre isso que falaremos no decorrer deste artigo. Acompanhe!
O que é um Software Gestão Educacional?
É um software que conecta as áreas de administração e atendimento de uma instituição de ensino para torná-la mais eficiente com resultados positivos e duradouros. Em geral, abrange e atende as 3 principais frentes da IES: administrativo, professores e os alunos.
Algumas das soluções de um software como este são:
Instituição:
- Registros acadêmicos centralizados, de fácil acesso para atualização;
- Registros financeiros com gestão de dados contábeis auditáveis;
- Gestão de turmas e horários;
- Gestão do contrato de trabalho dos professores;
- Controle do fluxo de solicitações e atendimento aos alunos;
- Gestão completa da biblioteca com acervo físico;
- CRM com campanhas para captação, melhor controle da evasão e inadimplência.
Professor:
- Registro de notas e presenças;
- Comunicação com os alunos;
- Material das aulas;
- Ambiente para aulas on-line;
- Portal do professor.
Aluno:
- Acompanhamento de notas e presença;
- Material de estudo;
- Horários e grades;
- Avisos em geral;
- Comunicação com professores e instituição;
- Solicitação de serviços diversos;
- Posição financeira;
- Aulas on-line.
Leia mais: melhore seu EAD com um ambiente virtual de aprendizagem.
Quais os benefícios de um software como este para a Instituição de ensino?
São inúmeros. Podemos citar a integração como um dos principais, pois é fundamental para eliminar o retrabalho.
Para exemplificar, podemos usar um processo simples como o de um professor que precisa enviar as notas de seus alunos. Sem um software integrado, ele faria isso pela secretaria da IES, colocando manualmente as informações em alguma planilha ou controle individual, para em seguida comunicar o aluno depois de todo o processo. Hoje, este mesmo professor pode lançar a nota diretamente no sistema e, automaticamente, a instituição e os alunos recebem a mesma informação. Assim o processo fica muito mais prático e ágil!
Além de oferecer uma formação excelente aos seus alunos, sua instituição precisa garantir que sua gestão seja automatizada e integrada aos processos da secretaria, para que ela realmente facilite e auxilie a vida acadêmica de seus alunos. Não deve gerar retrabalhos para a secretaria ou dificuldades para o estudante.
Utilizar sistemas descentralizados e sem integração alguma, certamente causará constantes reclamações. Além disso, exatamente por facilitar a comunicação de dados, o software de gestão educacional tende a auxiliar sua instituição a reter alunos, evitar a evasão e promover um aprendizado mais dinâmico.
Leia também: entrevista: Ricardo Vital — uma longa carreira de contribuições à educação.
Isto é possível graças ao acompanhamento do desempenho dos alunos por meio dos relatórios e a elucidações de dúvidas e reclamações através dos canais de atendimento.
Sem falar que ainda auxilia na captação de novos alunos, já que o sistema armazena o perfil do seu público alvo, facilitando ações de marketing mais assertivas.
Focando no lado mais administrativo do negócio, um bom software também deve oferecer um controle efetivo de custos. Com inteligência de negócio (BI), é possível criar planos de ação para diminuir a inadimplência e otimizar processos financeiros, por exemplo.
Como dito, anteriormente, o maior benefício do software gestão educacional é a integração!
Uma vez implantado, todos os dados da instituição passam a ser unificados em um único lugar. Desta forma, fica disponível para o gestor uma série de relatórios que permitem visualizar corretamente a realidade administrativa da IES. Relatórios financeiros, por exemplo, são uma regra para qualquer software de gestão educacional bom.
Além disso, é possível consultar o desempenho geral da IES através de:
- Índices de aprovação dos alunos;
- Número de inadimplentes;
- Professores com maior número de reclamações;
- Motivos para a evasão de alunos.
Perguntas frequentes.
Para concluir o tema, aqui estão algumas questões comuns sobre a implantação de um software de gestão educacional.
Um software de gestão educacional é caro?
É sempre bom pensar que um sistema que integra toda a gestão de uma instituição é um investimento. O retorno desse investimento já é visível nos primeiros meses de implantação, juntamente com a economia de tempo e de recursos financeiros.
A implantação é complexa?
Isso depende da escolha de fornecedor. Por isso, procure aquele que seja transparente no processo de implantação e tenha experiência comprovada. Isso fará toda a diferença e deixará você e sua equipe mais tranquilos.
Demora para implementar?
Esta resposta também é relativa ao fornecedor. Isso porque o processo dependerá da organização atual da instituição, das suas necessidades e da migração de dados para o novo sistema. Se não houver complicações, a implantação deve ser rápida.
Deseja modernizar sua instituição com um software de gestão educacional?
Fale com um especialista e conheça as vantagens do Ensinc. Nosso software integrado desenvolvido para a gestão de ensino superior.
O conteúdo foi interessante pra você? Compartilhe e deixe um comentário pra gente.