Todos os dias milhares de informações são produzidas e movimentadas. Em uma instituição, trata-se de documentos essenciais aos alunos, registrando suas matrículas e transferências, por exemplo.
No entanto, a tecnologia computacional faz com que não seja mais necessário acumular papéis. Reconhecendo quão ultrapassado é o acúmulo de papel, o Ministério da Educação tornou obrigatório o Acervo Acadêmico Digital, também conhecido como secretaria digital.
Mas como? Por quê? O que deve ser feito? Por isso, neste artigo, veremos duas dicas rápidas para você que ainda não se atualizou.
O que é um acervo acadêmico digital?
É uma nuvem de arquivos digitais em que são guardados todos os documentos de uma Instituição de Ensino Superior, pública ou privada. Inclui-se no acervo, por exemplo, documentos relacionados ao histórico dos estudantes, matrículas e transferências.
Instituições de Ensino possuem e criam muitos documentos essenciais para os processos de aceitação, transferência e formação de estudantes nos 4 ou 5 anos em que estes estão matriculados. Após sua saída, a instituição ainda precisa disponibilizar outra série de informações para que enfim este aluno se forme ou continue seus estudos.
Leia mais: 5 passos para implantar sua secretaria digital.
Não posso continuar usando apenas papéis?
Não, não pode. O Ministério da Educação, pelo Decreto 9.235 de 2017, exigiu que todas as instituições digitalizem e armazenem seus documentos de forma segura, autêntica e confiável.
A Portaria n.º 332/20 do MEC é a atualização mais recente sobre o Acervo Acadêmico Digital nas Instituições de Ensino Superior, assim, estabelecendo o prazo de mais 48 meses para a implantação, sendo a data limite de abril de 2022.
Contudo, a necessidade de digitalização destes documentos é tanto para diminuir a quantidade de papel utilizado quanto para facilitar a utilização e disponibilidade dos mesmos e protegê-los.
Pelo lado empresarial, este é um diferencial estratégico bastante importante para o crescimento da instituição, pois objetiva otimizar rotinas e lidar de maneira mais eficiente com a nova profusão de documentos que a aquisição de novos estudantes trará.
Contudo, as instituições de ensino devem seguir alguns passos para cumprir o tal prazo.
Pensando nisso, criamos 2 dicas rápidas para a criação do seu Acervo Acadêmico Digital, vamos ver?
Dica 1 – Ferramenta
Para fazer o upload dos documentos institucionais, é necessário um local online com Armazenamento em Nuvem, que guardará tais arquivos.
Este local deve oferecer facilidade de acesso, segurança, estabilidade e alta performance tanto para a equipe acadêmica quanto para o corpo discente, além de possuir navegabilidade responsiva.
A autenticidade é garantida pelo Certificado Digital ICP-Brasil.
A segurança dos arquivos pode ser garantida armazenando-os em servidores próprios ou armazenamento em nuvem que também fará esse papel, além de dar acesso remoto aos arquivos. E provendo assim uma forma de recuperá-los em eventuais problemas.
Muito tem se falado sobre os GEDs, gerenciadores de documentos avulsos que fazem a gestão de dados. Entretanto, os GEDs são um gasto a mais para o processo, podendo ou não valer a pena.
Por isso, se seu Sistema de Gestão Educacional possuir esta funcionalidade integrada, você evitará gastos. Se este não possuir, haverá a necessidade de contratação de um GED.
É importante também que esta ferramenta tenha alta capacidade de armazenamento e comporte o volume de processamento de arquivos
Recapitulando:
- O upload dos documentos digitalizados deverá ser feito em sistema com gerenciador de documentos;
- Deve possuir armazenamento em nuvem para acesso remoto e segurança;
- Possuir certificado digital para garantir a autenticidade legal da cópia online.
Dica 2 – Hierarquia dos documentos e equipe gestora
Nesta dica você deve utilizar seu Comitê Gestor.
O que é Comitê Gestor?
É uma equipe que fará todo o gerenciamento dos arquivos desde sua separação, classificação, digitalização até o upload no sistema. É o mesmo comitê que aplicará a certificação e a assinatura digital em seu acervo.
Hierarquizar documentos pode ser uma tarefa confusa. Uma dica para resolver este problema é a criação de um mapa mental de classificação documental. Assim, sua equipe mapeará as etapas do processo de forma visual, tornando o processo mais rápido.
Dica extra
Seus documentos devem ser upados no formato internacional PDF/A, este tipo de arquivo garante a vida útil do arquivo por muito tempo.
Um passo importante
Se você busca se adequar às novas exigências do MEC e ainda incorporar uma gestão mais eficiente dentro da sua instituição, este é um passo importante.
Implementar um sistema integrado com gerenciamento de documentos digitais garante à sua instituição:
- Redução de custos
- Redução do uso de papel
- Maior durabilidade do seu acervo de documentos
- Mobilidade
- Segurança e autenticidade
- Auditoria mais eficiente do acervo.
Leia mais: Por que devo contratar um software de gestão educacional?
Investindo em um bom sistema, sua instituição, seus estudantes e sua equipe saem ganhando em qualidade e produtividade. Com um Acervo Acadêmico Digital, ganha-se agilidade ao evitar filas e perdas documentais, além de melhorar seu atendimento ao aluno.
A educação está passando por grandes mudanças tecnológicas. Não permita que sua instituição se torne ultrapassada e obsoleta.
Quer mais dicas práticas para ficar em conformidade com as exigências do MEC e novidades tecnológicas?
Baixe gratuitamente o Infográfico: 5 passos para implantar sua Secretaria Digital.
O conteúdo foi interessante pra você? Compartilhe e deixe um comentário pra gente. Até a próxima!
Veja também nossos posts recentes: