O que é um sistema integrado de gestão educacional?

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O que é um sistema integrado de gestão educacional?

Quem trabalha com educação já ouviu falar de sistemas de gestão educacional, mas são poucos os que entendem como funciona um software como este.

Por isso, decidimos atualizar nosso conteúdo onde falamos sobre estes sistemas. Trazendo para esta conversa algumas de suas soluções para instituições, professores e alunos.

Falaremos ainda sobre os benefícios de utilizar uma opção integrada e de como funciona um sistema de gestão por essa visão holística.

O que é um sistema integrado?

Antes de falarmos da gestão acadêmica, entraremos um pouco mais nas especificidades de um sistema integrado.

Como o próprio nome sugere, trata-se de um sistema que integra algo. Mas o que ele integra? Neste caso, a integração é entre setores ligados à própria instituição, como as áreas acadêmica, financeira, atendimento e secretaria, além dos aspectos de interesse dos alunos e dos professores.

O que acontece quando um sistema NÃO é integrado?

Talvez sua instituição de ensino viva hoje esta realidade:

Existem inúmeros sistemas que contemplam pequenas funções individuais, como a emissão de notas fiscais, por exemplo. Estes sistemas funcionam, mas, por não serem integrados, geram retrabalhos e problemas de comunicação. Além disso, não há como garantir total segurança de dados.

Quer um exemplo prático para entender esse problema e como as coisas podem ser muito mais fáceis?

Um aluno que utiliza um sistema integrado pode acessar suas informações acadêmicas, como notas ou matérias, e pode ainda verificar sua situação financeira em um mesmo lugar.

Caso não fosse integrado, ele teria que entrar em contato com a secretaria, talvez por telefone ou e-mail, para saber de suas mensalidades, qual o estágio de alguma solicitação documental, se existe algum débito em seu nome ou qualquer outra questão referente à sua matrícula.

A instituição perde muito tempo e despende grandes esforços com isso.

Em contraposição a esse problema, como o sistema integrado auxilia os profissionais do setor? Vejamos.

Os 4 benefícios do sistema integrado de gestão educacional.

sistema integrado de gestão educacional

1 — Automatização.

Com o Sistema Integrado é possível emitir boletos e notas fiscais de forma automatizada, considerando ser possível entender o estágio em que cada aluno se encontra, bem como seus possíveis débitos. 

Além disso, a instituição consegue ter acesso a todas as interações do aluno com a biblioteca, com os professores, com questões relacionadas a solicitações e assim por diante.

Vê como processos operacionais e burocráticos podem ser muito mais simples e práticos? Um sistema integrado de gestão educacional cuida de tudo para você.

2 — Unificação de informações.

O maior benefício do sistema integrado está na unificação das informações.

A união dos dados em um único lugar diminui muito a possibilidade de erros comuns, como:

  • Emissão de boletos com valores errados;
  • Cobranças indevidas;
  • Erros em notas e aprovação ou reprovação de alunos;
  • No registro de presença;
  • Na gestão das turmas e assim por diante.

3 — Implementação de um cultura de dados.

Um benefício ao qual poucos se atentam é no que diz respeito aos relatórios que o sistema permite gerar e que são de grande importância para a administração da instituição. Dizemos isso porque, em geral, relatórios podem auxiliar na tomada de decisões e no planejamento.

É preciso lembrar que instituições de ensino devem seguir normas específicas e tendem a ser bem vistas quando possuem um bom índice de sucesso de seus alunos.

Também, elas precisam se modernizar, manter a estrutura física em bom estado e manter seu fluxo de caixa positivo. Tudo isto é avaliado com os relatórios do sistema integrado.

Leia mais: conheça 5 passos para implantar um acervo acadêmico digital.

4 — Padronização de processos.

Além disso, o sistema integrado oferece a padronização dos processos, o que melhora a produtividade, gera maior segurança e controle sobre cada uma das operações e ainda fortalece o relacionamento entre alunos, professores e instituição através da transparência e tecnologia oferecida pelo sistema.

Como? Seus alunos e professores saberão o que esperar da instituição. Pois, têm a segurança de que seus problemas são solucionados de forma ágil e com tempo otimizado.

Leia mais: como fazer a otimização de processos acadêmicos.

Como funciona um sistema integrado para a instituição, para o professor e para o aluno?

As funcionalidades abaixo são esperadas de todo sistema integrado voltado para o ensino superior. Salientamos que opte por fornecedores que ofereçam um sistema específico para que a solução contratada não seja incompleta ou genérica.

Entendido isso, podemos falar um pouco mais sobre as funcionalidades do sistema do ponto de vista de cada um dos grupos de usuários, veja a imagem a seguir:

sistema integrado de gestão educacional

Oferecer um ambiente E-Learning para que os alunos possam aprimorar seus conhecimentos específicos é imprescindível para a evolução tecnológica da sua instituição.

Agora, como regra, quando falamos em sistemas modernos que possam abranger todos os pontos acima citados, nos referimos a soluções na nuvem (cloud), ou seja, alocados na internet.

Sistemas integrados alocados em nuvem são muito mais versáteis,  visto que  possibilitam o acesso por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, com a utilização de um login e senha.

Além disso, sistemas desenvolvidos com o suporte da Amazon, por exemplo, têm a segurança de que dificilmente sairá do ar, ou mesmo que alguma informação se perderá.

A diferença entre o sucesso e o fracasso de uma instituição.

Em tempos onde a tecnologia vem se mostrando cada dia mais presente e importante, contar com um sistema integrado de gestão educacional pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma instituição de ensino.

Vale reiterar que sistemas em nuvem tendem a ser muito mais versáteis e seguros, características fundamentais no meio acadêmico, de forma que essa se tornou uma espécie de regra e obrigatoriedade do mercado.

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