Os relatórios financeiros que a sua instituição de ensino deve acompanhar

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Ter o controle de relatórios financeiros é regra para qualquer gestor de instituição de ensino superior que queira sobreviver às mudanças do mercado e dificuldades da economia. 

São eles que mostram o caminho econômico percorrido pela instituição, que pode ser rumo ao sucesso ou ao fracasso.

Já mencionamos isso em outros artigos e reforçamos neste: 

O setor financeiro é um dos mais complexos dentro de uma instituição.

Principalmente se considerarmos que muitas das variáveis que o compõem não dependem 100% da própria instituição, além desse universo existe a crescente concorrência do setor.

Exatamente por isso, decidimos falar sobre os relatórios financeiros que merecem atenção especial, na busca pela excelência administrativa da instituição. 

Acreditamos que somente com um controle estrito e centralizado desses relatórios é possível manter uma instituição saudável financeiramente.

Vamos aprofundar mais esse assunto? Siga conosco.

Qual a função dos relatórios financeiros?

Antes de falarmos sobre quais relatórios acompanhar, vale explicar de maneira geral, sobre como funcionam os relatórios financeiros e o que esperar desta ferramenta.

De forma sintetizada:

São estes que mostram com clareza a real situação financeira de um negócio.

Como regra, devem mostrar todos os valores recebidos, pagos e qualquer outra informação relacionada à gestão financeira da instituição, por exemplo.

O objetivo de todo esse esforço é que os gestores tenham as informações devidas que os ajudem a definir metas, planejamentos e estratégias em geral. 

O grande diferencial dessas ações serem realizadas com a ajuda de relatórios é a chance de acertos serem muito maiores.

Considerando que dados reais e exatos dão um melhor panorama do cenário financeiro da instituição.

O detalhe mais importante dos relatórios financeiros é que para cumprir seu dever de dar base as decisões gerais, eles precisam de atualização diária.

Precisam conter uma estrutura intuitiva e, sempre, estar à mão dos gestores e líderes da instituição.

Considerando isso, chegamos ao ponto mais importante deste conteúdo, afinal:

Quais relatórios financeiros controlar?

Como já entendemos a função dos relatórios, podemos seguir em frente e falar sobre quais relatórios financeiros os gestores devem ter pleno controle, e o principal, porque e o que esperar de cada um deles.

Vamos lá?

Fluxo de caixa

O primeiro relatório que falaremos é o Fluxo de Caixa. Embora seja um termo amplamente utilizado, por vezes, sua aplicação é equivocada. 

Veja, embora muitas pessoas pensem que ele representa o valor, em dinheiro, que a instituição tem a sua disposição, na verdade, seu significado é bem distinto.

Este relatório apresenta inúmeras informações financeiras lançadas diariamente a fim de mostrar diferenças entre o que foi planejado e o que foi alcançado mês a mês.

Sendo assim, este parecer mostra sim os valores disponíveis da instituição, entretanto, sua função não é essa. 

Sua função é ajudar os gestores a planejar os próximos meses, investimentos, antecipar custos e, o principal, conhecer a situação financeira da instituição.

Portanto, o relatório de Fluxo de Caixa é o responsável não por respostas ligadas às cifras, mas sim a lucros, prejuízos, investimentos e assim por diante. 

Trata-se do relatório mais completo, já que devem constar todas as entradas e saídas financeiras da instituição.

Contas a pagar

O contas a pagar, embora ligado ao de fluxo de caixa, merece nossa atenção especial.

Nele devem constar todas as despesas fixas da instituição, tais como aluguel, salários, contas de consumo e assim por diante. 

Deve constar também os custos variáveis que podem ser bonificações, materiais extras, etc.

Um ponto fundamental neste relatório é que todas as datas de vencimento devem ser de fácil visualização, assim como possíveis juros, descontos e qualquer outra variável para o valor final do documento.

A ideia deste documento é, mais uma vez, poder planejar. 

Veja, existem inúmeros boletos que possuem descontos para pagamentos antecipados, assim como aqueles que mesmo parcelando não possuem juros; tanto um como outro são fatores que interferem diretamente na decisão de um gestor.

Sendo assim, este relatório possibilita a análise das contas que ainda não foram pagas, qual o valor economizado com pagamentos antecipados e qualquer outro fator que possa interferir no fluxo de caixa.

Contas a receber

O contas a receber possui igual importância semelhante ao das contas a pagar. 

Entretanto, aqui, a análise oferece ferramentas para investimentos, novas contratações, modernizações, pagamentos antecipados e assim por diante.

Assim como em contas a pagar, neste devem aparecer datas de recebimentos, juros e valores. A diferença aqui é a necessidade de aparecer as tratativas também, ou seja, deve haver instituição e o pagador (não há um histórico das cobranças e interações realizadas entre a instituição e os alunos).

É este relatório que auxilia os gestores na criação de planos de ação focados na diminuição da inadimplência e evasão de alunos.

Balanço Patrimonial

Em primeiro lugar, é preciso explicar que o Balanço Patrimonial é obrigatório para qualquer instituição de ensino. 

Caso seja realizada uma fiscalização e este relatório não esteja disponível, a instituição fica passível de penalização como multas e encargos.

Dito isso, podemos resumir o Balanço Patrimonial como um demonstrativo financeiro que relata a quantas anda o patrimônio da instituição. 

Desta forma, este relatório deve mostrar os ativos (direitos e bens), os passivos (obrigações e dívidas) e o patrimônio líquido, que nada mais é que a diferença entre ativos e passivos.

Portanto, com ele em mãos, é possível avaliar os investimentos, o capital parado, as dívidas e tudo que acerca o patrimônio da instituição.

DRE

O DRE, Demonstrativo de Resultado do Exercício, é um documento contábil que considera todos os custos, despesas e receitas de um período específico e, a partir daí, mostra se a instituição obteve lucro.

Embora se pareça muito com alguns dos relatórios anteriormente apresentados, este, visa mostrar a lucratividade da instituição ou polo/unidade, por exemplo, ou seja, verificar o quão viável é a operação destes (pelo menos no modelo atual de negócio).

Apenas para se ter uma ideia deste relatório, os bancos podem solicitar o DRE para decidirem se oferecem, ou não, uma linha de crédito para a instituição.

Conheça os Novos Painéis de Relatórios Financeiros Ensinc

Você viu como os relatórios financeiros são de extrema importância para as instituições se manterem financeiramente saudáveis, e assim, se concentrar em outros fatores como a qualidade do ensino, por exemplo.

Entretanto, é possível que alguns gestores não saibam como realizar e organizar estes relatórios. Esta é uma das funções dos sistemas integrados de gestão educacional.

No entanto, só organizar estes documentos não é o suficiente, é preciso visualizar as informações de forma coerente e de fácil leitura.

Pensando nisso, criamos a nova funcionalidade do Sistema Ensinc, o novo Painéis, que organiza de forma gráfica e simplificada os principais relatórios financeiros e acadêmicos da instituição de forma personalizada.

Conheça essa e outras funcionalidades agendando uma reunião com um de nossos especialistas.

relatórios financeiros
Imagem editada: Foto de Anna Shvets no Pexels
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