Todo gestor tem a difícil tarefa de manter a lucratividade do próprio negócio.
Vamos pensar na IES como a empresa que ela é, que recebe e faz pagamentos. Portanto, como qualquer empreendimento, esta empresa depende dos seus clientes e do seu efetivo financeiro para manter-se funcionando.
Por isso, assim como a inadimplência afeta qualquer negócio, ocorre o mesmo nas instituições de ensino superior. Se elas ficarem sem receber de seus alunos, como então se manterão funcionando?
É neste momento que sua IES precisa ficar mais engajada ainda e articular meios para deter os problemas gerados pela inadimplência escolar.
Vamos ver neste artigo 4 problemas gerados pela inadimplência de alunos que você deve superar para manter-se funcionando.
Vamos lá!
1 – Falta de controle financeiro.
Tanto por parte do aluno que não controla seus gastos quanto por parte da instituição que não planeja os seus, a falta de controle financeiro gera a maioria dos problemas relacionados à manutenção de uma IES.
Com um baixo fluxo de caixa, não haverá capital para investimento em novas tecnologias, para melhorias na educação oferecida ou mesmo a contratação de corpo docente qualificado para desenvolvê-la.
Pode parecer insanidade uma instituição não possuir controle financeiro, mas ainda é uma realidade de muitas. Há instituições que encerram suas atividades porque não conseguiram lidar com a inadimplência estudantil.
O papel fundamental da instituição é formar alunos e dar-lhes o conhecimento que almejam. Por isso, não se deve renunciar a um bom planejamento financeiro.
Leia mais: gestão educacional baseada em dados: utilize métricas para otimizar.
Mas como planejar-se?
Pode-se fazer isso com ferramentas que auxiliam sua gestão. Hoje uma boa consultoria consegue mudar completamente o cenário financeiro da sua IES.
Vejamos como fazer isso, na prática.
Uma dica para quem não sabe por onde começar é:
Procure ajuda para realizar aquilo que não consegue sozinho. Em outras palavras, profissionais estão aí para auxiliá-lo e o investimento, seja em consultoria, treinamento, contratação ou terceirização de um profissional, é mais rentável do que você imagina.
A longo prazo, isso trará mais benefícios para sua instituição do que ficar tentando fazer sozinho sem ajuda, que pode ser até mais caro e dispendioso.
2 – Dificuldade de manter estrutura, funcionários e investimento.
Este é de longe um dos problemas mais comuns. Isto é, com a falta de pagamento, a estrutura institucional precisará de cortes no orçamento para manter-se funcionando.
Funcionários são dispensados e turmas são fechadas pela inadimplência. Assim, se não houver uma reorganização, a própria instituição fechará as portas.
Leia mais: o que você deve considerar na hora de fazer a gestão de processos educacionais.
Um cenário desesperador, não é mesmo?
É o que acontece com a maioria das empresas quando não se tem organização financeira tendo que lidar com a inadimplência dos clientes.
Por isso é tão importante fazer esse controle e ter estratégias para mudar a situação: você precisa receber para manter as portas abertas.
Uma instituição não é feita só de nome, mas de pessoas, instalações de alto custo, recursos didáticos para ministrar aulas, limpeza, atendimento e tantos outros.
Tudo isso demanda recursos financeiros. Ou seja, a falta de pagamento por parte do aluno afeta de forma direta as atividades da IES.
3 – Relacionamento com os alunos.
Esse aqui é sem dúvida um dos pilares de toda instituição de ensino. A comunicação aluno/instituição deve ser muito boa para evitar problemas como a inadimplência.
Até mesmo na hora da cobrança deve-se considerar o bom trato com seu cliente. Não é que ele tenha sempre razão, mas que ele deve ser conquistado até tornar-se o que chamamos “defensor da sua marca”.
Se você deseja ser reconhecido por qualidade, trate bem quem deu a você um voto de confiança.
Na hora de fazer essa cobrança existem inúmeras estratégias e ferramentas para você otimizar sua gestão financeira. Ter um banco de dados ou controle é um bom começo, mas é necessário mais do que isso.
No trato com esse aluno é possível identificar suas razões para não conseguir manter-se adimplente.
Outra coisa que você pode fazer é não esperar a dívida aumentar. Tenha processos que permitam monitorar essa situação logo no início, pois esta prática ajudará você e seu aluno a resolverem de forma rápida e tranquila esta situação.
Outra dica é facilitar este pagamento. Esteja aberto a uma negociação. Se puder, seja flexível. Isso pode fazer a diferença.
4 – Baixa na renovação de matrículas.
Outro problema enfrentado pelos gestores educacionais é a baixa nas renovações e novas matrículas.
Isso pode ocorrer por alguns motivos, tais como:
- Sazonalidade;
- Falta de divulgação e campanhas de marketing;
- Não ter um planejamento semestral e anual;
- Falta de metas;
- Inadimplência dos alunos.
Esta última é a mais preocupante, pois muitos alunos deixam de estudar por não conseguir mais arcar com as despesas como boletos, rematrículas, disciplinas e materiais para seu curso.
Abandonam assim a faculdade e, muitas vezes, deixam para trás uma dívida que deverá ser renegociada.
Nesse momento a instituição deve saber qual estratégia usar. Por exemplo, pode ser útil renegociar com esse aluno aplicando condições em que este consiga quitar sua dívida. Isso é mais eficiente do que ficar apenas cobrando por ligações incessantes e desconfortáveis.
Uma atitude mais pacífica com esse estudante pode fazê-lo voltar aos estudos bem como esforçar-se para manter em dia suas mensalidades.
Quais são as soluções?
Planejamento Financeiro
Para ter controle financeiro, o primeiro passo é planejar.
Por isso, planeje-se com antecedência, busque e aplique estratégias para otimizar seu departamento administrativo-financeiro. Assim você organizará sua instituição e irá se preparar para eventualidades como a inadimplência do aluno.
Leia mais: os relatórios financeiros que sua IES deve acompanhar.
Comunicação
Ter uma comunicação eficiente também contribui para o melhor desempenho das suas estratégias tanto de aquisição de novos alunos quanto de cobrança da sua instituição.
Portanto, saber se comunicar com seu aluno e futuro aluno faz toda a diferença, neste momento entram suas estratégias de marketing de conteúdo, campanhas de divulgação, e-mails marketing, ligações, etc.
Descontos para adimplentes
Como parte da sua estratégia de vendas pode-se oferecer descontos e promoções exclusivas para quem mantém suas mensalidades em dia. Programas de descontos e bolsas são estratégias viáveis e boas para sua instituição, desde que feitas com planejamento e conforme viabilidade.
Automatização
Pode parecer que não, mas possuir uma plataforma para gerir sua instituição de forma automatizada com seus dados na nuvem sai mais barato do que fazer todos os seus processos institucionais de forma manual.
Com ela, você otimiza seu tempo, sua equipe e conta com assistência especializada. Trabalhar com uma plataforma integrada que em um só lugar mantém seus setores acadêmico e financeiro disponíveis para sua gestão será mais eficiente ainda.
Renegociação
Propor para aqueles alunos inadimplentes uma maneira de quitar seus débitos e continuar seus estudos é uma ótima estratégia de retenção escolar. A prática garante o recebimento da mensalidade renegociada e o fluxo de caixa funcionando.
Nem sempre é fácil lidar com a inadimplência. Mas estas estratégias farão com que o trabalho seja mais fácil e que o fluxo de caixa, seja mais previsível e controlável, de forma que não haja prejuízos no fim de cada semestre.
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