Para aumentar a produtividade da sua equipe acadêmica, primeiro identifique quais são os fatores que estão afetando seu rendimento e a partir disso, busque ferramentas e realize ações práticas para melhorar o desempenho do time.
Neste conteúdo, vamos te mostrar como equipes de sucesso fazem isso e como você, gestor educacional, pode aplicar essas dicas na sua gestão. Confira a seguir.
Como ser mais produtivo?
Primeiro, você precisa entender que ser produtivo não significa realizar o máximo de tarefas que você consegue em menos tempo. A produtividade está mais associada à produção com qualidade do que à quantidade.
Isso significa que você precisa saber COMO organizar melhor o seu tempo para começar a ser produtivo.
Para isso você pode:
- Usar estratégias de organização de tarefas;
- Listar prioridades;
- Criar marcos de tempo para conclusão;
- Automatizar ações repetitivas.
Existem ferramentas de distribuição e acompanhamento de tarefas que podem ajudar; vamos explicar melhor sobre elas adiante.
Falar de produtividade na rotina educacional é impossível sem relacioná-la a um software de gestão. Essa é uma ferramenta que impacta diretamente o dia a dia dos docentes, principalmente porque faz a otimização dos processos acadêmicos; não podemos negar o potencial que essa tecnologia tem a oferecer.
4 estratégias de equipes produtivas que você pode aplicar na sua IES.
A produtividade está relacionada ao foco que você direciona a ela. Daniel Goleman, proeminente estudioso do foco e da atenção, em seu livro Foco diz o seguinte:
Para que obtenham resultados, líderes precisam dos três tipos de foco. O foco interno nos põe em sintonia com nossas intuições, nossos valores principais e nossas melhores decisões. O foco no outro facilita nossas ligações com as pessoas das nossas vidas. E o foco externo nos ajuda a navegar pelo mundo que nos rodeia.
Mas, e quando temos dificuldade de focar por longos períodos de tempo?
Como líder, você pode assumir o papel de instrutor e guiar sua equipe nessa jornada de gestão de tempo e foco. Para te auxiliar, criamos uma lista de estratégias que você pode usar.
1 – Planejar e priorizar tarefas;
A organização é a principal aliada da produtividade. Ensine seu time a organizar as tarefas diárias para entender melhor o que deve ser executado.
Para priorizar tarefas: a Matriz de Eisenhower é uma estrutura simples que ajuda a gerenciar atividades separando-as em dois eixos, importantes e urgentes. Veja na imagem abaixo:
2 – Listar prioridades e criar metas;
Sua equipe precisa desenvolver o hábito de realizar uma tarefa por vez e priorizar as que são mais importantes. Com essa estratégia, fica fácil perceber quais tarefas exigem mais concentração e dedicação do time.
As pessoas têm a tendência de querer realizar várias tarefas simultaneamente, mas isso não é eficiente quando se tem muitos processos como em uma instituição de ensino. O ideal é organizar as atividades pendentes em metas de curto, médio e longo prazo e usar uma ferramenta de gerenciamento.
Aqui na Ensinc utilizamos as ferramentas de gestão de tarefas Asana e Active Campaign, mas existem outras como: Trello, Slack e Microsoft Teams.
3 – Reduzir tarefas manuais para aumentar a produtividade;
Atualmente, é comum encontrarmos metodologias, técnicas e ferramentas capazes de nos auxiliar na gestão educacional.
Esses recursos influenciam diretamente a produtividade da sua equipe acadêmica, e você, como gestor, tem o papel de investir nos meios certos para aumentar o desempenho da equipe. Para começar, observe como ela trabalha:
Seu time possui recursos tecnológicos suficientes para ter eficiência?
Trabalha com algum sistema de gestão educacional que automatiza tarefas específicas da gestão acadêmica da instituição?
Com base na sua observação e nos relatórios do setor, você saberá onde investir para alcançar a redução de tarefas manuais e falhas humanas, e dar ao seu colaborador tempo para se dedicar a outras tarefas mais importantes.
4 – Eliminar distrações e usar a tecnologia ao seu favor.
Pode parecer contraditório, mas o maior desafio para a produtividade é a distração que a tecnologia oferece. Redes sociais, mensagens de chat e notificações de e-mail podem roubar muito do nosso tempo de trabalho. Por isso, precisamos aprender a administrar nossa interação com esses meios de comunicação e usar a tecnologia como aliada.
Você e sua equipe podem reservar períodos específicos do dia para verificar os e-mails e desativar as notificações desnecessárias. Isso vai evitar as distrações e ajudar a manter o foco. Sem mencionar que alivia muito a ansiedade causada pelo FOMO, Fear Of Missing Out, uma síndrome que afeta muitas pessoas cronicamente online.
Recomendação: recursos para melhorar a produtividade da sua equipe
Pensamos na necessidade que você, gestor, tem de inovar para melhorar a produtividade do seu time, então recomendamos esses dois aplicativos bem intuitivos para te ajudar nessa jornada.
Trello
Com o Trello você gerencia os seus projetos, equipe e organiza tarefas que podem ser compartilhadas. Esta ferramenta gratuita permite que o fluxo de trabalho seja gerenciado e acompanhado por toda a equipe e administrado por você.
Google drive
O Google Drive armazena arquivos na nuvem sincronizando tudo online. Com essa ferramenta, sua equipe pode criar documentos, planilhas, apresentações, formulários, imagens e vídeos e compartilhá-los entre si para otimizar o trabalho conjunto.
É importante lembrar que, para facilitar tarefas, otimizar tempo e diminuir ações manuais na rotina da sua equipe, é preciso que você e ela estejam dispostos a inovar e criar novos hábitos.
Otimize sua gestão a partir de uma única ferramenta.
A Ensinc é uma plataforma de gestão educacional integrada que auxilia as instituições de ensino superior em sua rotina gerencial diária.
Feita por educadores, para educadores. Criamos os recursos certos para proporcionar uma gestão otimizada e produtiva.
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