6 benefícios de um sistema de gestão educacional.

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A seguir farei 3 perguntas que servirão de base para nossa conversa hoje sobre os benefícios de um sistema de gestão educacional:

Sua instituição possui algum software ou sistema para gerir seus processos? 

Caso possua, ele é especialmente desenvolvido para instituições de ensino? 

Você é capaz de avaliar os principais benefícios do seu sistema?

Se a sua resposta foi negativa para qualquer uma dessas perguntas, então este artigo é para você e para a gestão da sua instituição.

Antes de continuarmos. O Blog Ensinc está repleto de artigos sobre sistemas de gestão integrados especialmente voltados para o ensino superior, você pode conhecer melhor suas funcionalidade e automações ao ler alguns dos nossos artigos. Fique a vontade!

No entanto, para resumir um pouco o assunto, neste artigo, decidimos unificar alguns dos temas de nossos posts anteriores e falar dos 6 maiores benefícios de contar com um sistema desse na gestão da sua instituição.

Vamos lá!

Armazenamento dos dados

Sistemas de gestão educacional são desenvolvidos para facilitar a vida dos gestores. Isso significa, que devem evitar retrabalhos e dificuldade de encontrar determinados dados.

Justamente por isso, eles mantêm todos os dados relativos à instituição armazenados na nuvem, desta forma, além de mais seguras, as informações ficam também mais acessíveis.

Os dados dos alunos, dos professores e da própria instituição ficam unificados de maneira a permitir uma melhor consolidação na busca por informações mais precisas.

Controle financeiro

Outra função essencial do sistema de gestão educacional é o total controle dos fatores ligados ao setor financeiro da instituição.

Estamos falando de:

  • Controle de entradas e saídas de dinheiro;
  • Controle dos investimentos, do fluxo de caixa, das cobranças de mensalidades e inadimplência;
  • Pagamento de salários e bonificações dos professores e colaboradores.

Além dos recursos necessários para que a universidade esteja sempre em pleno funcionamento, como por exemplo a modernização de equipamentos, a manutenção operacional da universidade e assim por diante.

Recentemente escrevemos um artigo sobre relatórios financeiros que pode completar a leitura deste tópico.

Gestão do tempo e de recursos

Conforme falamos, o foco deste sistema está em otimizar, especialmente o tempo e os recursos envolvidos nos processos da instituição como um todo. 

Para isso, deve eliminar qualquer necessidade de retrabalho. Toda informação fornecida no sistema, automaticamente, alimenta diversos relatórios diferentes. 

Este processo garante que o mesmo dado apareça em diversos momentos diferentes do processo de gerenciamento, evitando erros e processos duplicados.

Além disso, precisa mostrar à diretoria da instituição onde estão os gargalos ou pontos de melhoria nos processos.

Resultando em um plano de ação caso necessário.

Controle do desempenho

Outra ajuda fundamental destes softwares está no entendimento da qualidade e eficiência dos processos e desempenho.

É de conhecimento geral que instituições precisam seguir alguns critérios estipulados pelo Ministério da Educação e, parte destes critérios provém da qualidade do ensino oferecido pela instituição.

Por isso é de grande importância o controle do desempenho dos professores e alunos. 

O índice de aprovação, inclusive, afeta não somente à nota dada a instituição, mas também interfere na evasão de alunos que por vezes desistem de seus cursos após sucessivas reprovações.

Controle da evasão e captação de alunos

E por falar em evasão de alunos, neste tópico falaremos sobre como o sistema pode ajudar a evitar a saída de alunos e na captação de novos.

O controle dos dados dos alunos faz com que o software ofereça as ferramentas de análise necessárias aos gestores para entender os motivos da desistência dos alunos quanto a seus cursos.

Por outro lado, os dados dos estudantes que já entraram na universidade também podem ajudar no planejamento de campanhas de marketing que visam a captação de novos alunos.

Fatores como renda, idade, cursos, profissões, disponibilidade de horários, condições de pagamento e índices de aprovação são alguns dos itens que ajudam na definição desses perfis.

Esses dados serão avaliados e validados buscando a diminuição da taxa de desistência e a crescente adesão de novos alunos.

Comunicação interna e externa

Além de tudo que falamos até aqui, o sistema de gestão educacional ainda melhora a comunicação sob 3 pontos de vista diferentes:

Do aluno com a instituição, do aluno com o professor e da instituição com o professor.

Ele armazena todas as interações entre todas essas frentes de maneira à, justamente, melhorar os processos internos. 

É desta forma, por exemplo, que a instituição consegue humanizar e personalizar o trato com os alunos, algo muito valorizado atualmente.

Por outro lado, a instituição possui pleno controle das tarefas de responsabilidade dos professores como o lançamento de notas e a ministração de aulas online.

Considerações finais sobre o sistema de gestão educacional

Para finalizarmos, falaremos sobre o fato desse sistema ser especialmente desenvolvido para o ambiente educacional.

Veja, existem inúmeras opções disponíveis no mercado, entretanto, os processos educacionais são muito específicos, veja as aulas online por exemplo.

Por consequência, se a instituição contratar um sistema generalista, terá de realizar uma série de pequenas alterações técnicas para configurar suas principais funcionalidades.

O problema é que isso pode causar problemas que avançarão como uma avalanche.

Fazendo uma analogia, cada alteração é como se fosse construído um novo puxadinho onde não há estrutura para suportar mais esse peso. 

Ou seja, é uma solução temporária e que pode gerar um problema muito maior quando a estrutura não suportar mais.

Conheça uma opção integrada acessível que pode atender melhor sua instituição.

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O conteúdo foi interessante pra você? Compartilhe e deixe um comentário pra gente. Até a próxima!

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