A utilização de um bom sistema de gestão de ensino superior é fundamental para o sucesso de uma instituição que se propõe a formar profissionais graduados.
Entretanto, esta é uma prática que ainda costuma ser bastante negligenciada por boa parte dos órgãos responsáveis por gerir essa etapa do desenvolvimento de um indivíduo.
Ainda assim, o que vemos são instituições perdendo tempo “apagando incêndios” que podem ser evitados.
Muitos gestores ainda estão no século passado e resistem às mudanças — geracionais, pedagógicas e tecnológicas. Por outro lado, os alunos pensam diferente, as organizações internacionais possuem novas diretrizes com relação ao ensino e as tecnologias às quais temos acesso são outras.
Por mais que alguns resistam, o fato é que uma boa gestão deve se atualizar com as novas práticas e utilizar as ferramentas disponíveis para garantir o sucesso de todos os envolvidos.
Quais são os recursos de tempo e dinheiro disponíveis? Vamos usá-los da melhor forma!
Neste artigo, veremos como será o futuro da gestão de Instituições de Ensino Superior. E você saberá quais são as 6 áreas que necessitam de atenção da parte dos gestores.
O que é gestão de ensino superior?
Em poucas palavras, podemos dizer que gestão do ensino superior é a administração de uma instituição de ensino, como uma faculdade ou uma universidade.
O que está envolvido nesta gestão?
- A gerência do setor financeiro;
- A elaboração da grade curricular;
- As operações administrativas;
- A gestão de bibliotecas;
- Os contratos de trabalho do pessoal;
- As folhas de pagamento;
- Os horários de entrada e saída de alunos e professores;
- O controle da evasão de estudantes, ou seja, a quantidade de universitários que trancam suas matrículas e abandonam o curso;
- Os registros de presenças, entre outros processos.
Qual é o propósito de todos esses processos? Garantir o aprendizado e formar profissionais para o mercado de trabalho com o que há de mais moderno no ensino em nosso país. Isso envolve também prestar atenção ao ambiente escolar, que deve ser agradável e não hostil.
O que faz com que tudo isso seja possível? Tempo e dinheiro. E o objetivo dos processos de gestão é utilizar esses recursos o melhor possível, garantindo, no fim das contas, um bom índice de sucesso e aprovação dos alunos.
As recompensas pela boa gestão vão da satisfação do sucesso dos alunos aos prêmios de reconhecimento dados à instituição, aos professores e aos alunos.
Como aperfeiçoar a gestão da sua instituição de ensino superior?
Resposta curta: Com controle!
Como gestor, você precisará conhecer cada um dos seus processos internos e controlar cada um deles “na ponta do lápis”.
A seguir, você verá como melhorar a gestão de alguns dos principais processos realizados no dia a dia de uma instituição:
1 – Processos financeiros
Os processos financeiros de uma Instituição de Ensino Superior costumam envolver a cobrança de inadimplentes, a atualização da tabela de preços, a realização do planejamento orçamentário anual, o controle de descontos e programas de auxílio, a realização de pagamentos e outros processos burocráticos.
Para melhorar esses processos, é fundamental encará-los de frente. Por quê? Se você não o fizer, é provável que virem uma bola de neve.
Logo, para uma gestão eficiente, é fundamental contar com ferramentas para a atualização diária dos relatórios, para obter maior segurança para a tomada de decisões. Uma das funções das ferramentas de gestão do ensino superior é evitar erros nos balanços financeiros da instituição.
Leia mais: os relatórios financeiros que sua instituição de ensino deve acompanhar.
2 – Sucesso do aluno
Outro “item” de uma boa gestão diz respeito à responsabilidade da instituição de garantir as condições necessárias para que um aluno dedicado possa atingir o sucesso almejado.
Em algumas faculdades, existe certo orgulho pelo alto índice de reprovações, como se fosse um mérito: “Somos rígidos. Apenas os melhores são aprovados.”
Em outras instituições, pode haver um certo afrouxamento nos parâmetros de avaliação para aumentar o índice de aprovação. O problema é que isso pode colocar muitos profissionais incapacitados no mercado.
A boa gestão garante que os alunos sairão da instituição preparados para suas carreiras. Se o índice de reprovação está alto, poder ser sinal, ou de uma grave falha nos métodos de ensino, ou nas condições materiais oferecidas aos alunos.
Logo, deve-se ter um adequado controle da vida acadêmica de cada um dos estudantes, por meio da autenticação de documentos, disponibilização de material suficiente e adequado, um ambiente de aprendizagem virtual e constantes alinhamentos com os professores.
3 – Evasão de alunos
Outro tormento na vida de qualquer instituição de ensino é a evasão de alunos. Alguns por desmotivação pessoal; outros, por problemas financeiros; outros motivados por uma sucessão de reprovações. As razões para evasão são inúmeras; por isso, precisam ser observadas de perto.
Para dirimir esse inconveniente, é fundamental que se descubra os motivos pelos quais os alunos estão desistindo dos cursos. A partir daí, devem ser traçadas estratégias para resolver os problemas, como, por exemplo, descontos para mensalidades pagas com antecedência, acompanhamento pedagógico, melhora na comunicação, entre outras soluções que podem ser obtidas através de uma ferramenta de gestão.
Lembre-se: terceirizar a culpa pela evasão, por exemplo, dizendo que essa geração não é comprometida o suficiente pode ser fácil. Mas, ainda assim, não se esqueça de que é responsabilidade da instituição descobrir qual é de fato o problema e interessar-se por resolvê-lo.
Leia mais: como evitar a evasão de aluno na sua instituição de ensino.
4 – Captação de alunos
Algo que, na verdade, tem a ver com a sobrevivência de uma instituição de ensino superior é a captação de novos alunos.
Assim, além de contar com uma marca consolidada, outros meios podem ser utilizados. Um dos principais é a utilização dos dados fornecidos pelos alunos já matriculados. Dessa forma, será possível traçar o perfil do aluno ideal e direcionar ações mais assertivas para encontrá-lo.
5 – Controle operacional
O controle operacional também faz parte de um processo de gestão do ensino superior.
O cuidado com limpeza, manutenção das instalações, delegação de responsabilidades, treinamentos, CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), controle de compras, estoque de materiais e aquisição de equipamentos podem ser melhor gerenciados por ferramentas de gestão.
6 – Ferramentas auxiliares
Como podemos perceber até aqui, surge a necessidade de controle. Para isso, algumas instituições utilizam planilhas e diferentes ferramentas. No entanto, a opção que tem sido adotada nos últimos anos são os sistemas integrados, que unificam as setores da IES.
Controlar todos os processos da instituição, a fim de diminuir os erros, economizar tempo e dinheiro, formar bons profissionais, professores mais motivados, entre outros benefícios de um sistema de gestão integrado.
Aliás, um formato “integrado”, para além de economizar tempo e dinheiro, ainda permite que se tenha uma visão da instituição como um “todo”.
Para saber mais sobre soluções para aprimorar a gestão de sua instituição e otimizar a utilização dos seus recursos, fale com o nosso especialista.
Estamos aqui para te ajudar e tirar todas as dúvidas que estiverem em seu caminho.
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