Quem trabalha com educação conhece bem os sistemas de gestão educacional. Essas ferramentas fazem parte da rotina de gestão de muitas instituições de ensino. Por isso, é preciso conhecer bem as soluções que esses softwares oferecem.
Pensando nisso, resolvemos atualizar nossos conteúdos sobre estes sistemas para entender melhor seus recursos para instituições, professores e alunos, e os benefícios de utilizar uma opção integrada.
Acompanhe a seguir ↓
O que é um Sistema Integrado de Gestão Educacional?
Um software ou Sistema de gestão integrado, promove a administração das instituições de ensino interligando processos e conectando dados.
E como funciona?
Esta integração ocorre entre setores estratégicos da gestão, como as áreas acadêmica e financeira, o atendimento e a secretaria. Além disso, inclui tecnologias relacionadas as aulas virtuais, como os ambientes virtuais de aprendizagem. Bastante utilizados em cursos híbridos ou EAD;
O que acontece quando NÃO HÁ integração?
Talvez sua instituição de ensino viva algo semelhante ao cenário abaixo.
Existem vários sistemas simples que realizam pequenas funções individuais. Eles funcionam, mas, por não serem integrados a outros processos, geram retrabalhos e problemas de comunicação. Além disso, não há garantia da segurança dos dados compartilhados.
Quer um exemplo prático para entender como as coisas podem ser muito mais dinâmicas?
Um aluno que utiliza o Portal do Aluno de um sistema integrado pode acessar suas informações acadêmicas, como notas, disciplinas, horários e aulas. Além disso, pode verificar sua situação financeira em um mesmo lugar.
No caso contrário, ele teria que entrar em contato com a secretaria da instituição de ensino, talvez por telefone ou e-mail. Para assim saber de suas mensalidades, qual o estágio de alguma solicitação documental, se existe algum débito em seu nome ou qualquer outra questão referente à sua matrícula.
Neste segundo cenário, a instituição perde muito tempo e despende grandes esforços para manter seus serviços e processos funcionando.
Veja como o sistema integrado pode auxiliar os profissionais da sua IES:
Quatro benefícios do Sistema Integrado de Gestão Educacional.
1 — Automatização;
Processos operacionais burocráticos podem ser muito mais simples e práticos com automatização.
A emissão de boletos e notas fiscais, por exemplo, pode considerar os possíveis débitos ou renegociações dos alunos. A instituição pode acompanhar as interações dos alunos com seus recursos e serviços: empréstimos na biblioteca, comunicação com os professores, solicitações na secretaria da IES entre outros.
2 — Unificação de informações;
O maior benefício do sistema integrado está na unificação de informações.
A integração de dados em um único lugar diminui muito a possibilidade de erros comuns como emissão de boletos com valores incorretos, cobranças indevidas, lançamento incorreto de notas, aprovação ou reprovação incorreta de alunos, falta de registro de frequência, confusão na gestão de turmas e assim por diante.
3 — Implementação de uma cultura de dados;
Uma cultura de dados valoriza o uso de informações, dados e relatórios como meio para tomar decisões. Ou seja, em vez de atuar com base em opiniões, essa estratégia usa os dados a favor da compreensão de cenários e situações, entendendo, antes de mais nada, o que eles dizem.
Como isso pode ser feito em uma instituição?
Toda instituição produz dados, e com um sistema integrado é possível aproveitá-los com precisão. Este benefício, ao qual poucos se atentam, diz respeito aos relatórios que o sistema consegue criar. Recurso de grande importância para a administração da instituição, pois fornecem informações essenciais para a tomada de decisão.
É preciso lembrar que instituições de ensino devem seguir normas específicas e tendem a ser bem vistas quando possuem um bom índice de sucesso de seus alunos. Também precisam se modernizar, manter a estrutura física em bom estado e manter seu financeiro saudável. Relatórios presentes no sistema integrado permitem perceber tudo isso.
4 — Padronização de processos;
A padronização de processos oferecida por softwares de gestão educacional não apenas melhora a produtividade da equipe acadêmica, como também proporciona maior segurança e controle da rotina educacional. Além disso, fortalece o relacionamento entre alunos, professores e instituição.
Como?
Seus alunos e professores saberão o que esperar da instituição. Terão a segurança de que seus problemas serão solucionados de forma ágil. Todos terão seu tempo otimizado.
Leia mais: como fazer a otimização de processos acadêmicos.
Quais recursos esse software deve ter?
As funcionalidades mencionadas neste conteúdo são esperadas de todo software integrado para gestão de ensino superior. Sempre opte por fornecedores que ofereçam uma ferramenta adequada, assim você evita soluções incompletas e genéricas.
As imagens a seguir mostram quais recursos são adequados para uma IES:
Sistemas modernos e integrados devem abranger esses pontos. Soluções alocadas em nuvem são mais versáteis, pois possibilitam o acesso online com login e senha. Além disso, sistemas desenvolvidos com o suporte da Amazon (AWS) dificilmente sairão do ar, ou mesmo perderão alguma informação.
A diferença entre o sucesso e o fracasso de uma instituição.
Em tempos onde a tecnologia vem se mostrando cada dia mais indispensável, contar com um sistema integrado de gestão educacional pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma instituição de ensino.
Quer saber mais sobre essas ferramentas? Nosso objetivo é facilitar este caminho para você. Conheça nossa solução.
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