Virada de Período Acadêmico: 7 funcionalidades para otimizar processos.

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Está chegando a Virada de Período! Para alguns, esse pode ser o anúncio de dias caóticos e estressantes. E, décadas atrás, temos certeza de que era sempre.

No entanto, queremos mostrar ser possível passar por uma Virada de Período tranquila, ordenada e simplificada. De que forma? Com a tecnologia, que veio para nos ajudar.

No artigo desta semana, falamos sobre a Virada de Período Acadêmica, um dos muitos processos onde a Plataforma Ensinc pode auxiliar sua IES. 

Você já utilizou um sistema de gestão parecido? Continue a leitura para saber mais!

O que é Virada de Período?

virada de período

Este é um momento de extrema importância que ocorre duas vezes por ano em toda Instituição de Ensino Superior. A Virada de Período se trata da virada de semestre, que torna necessário o acompanhamento dos  setores da instituição envolvidos nesses processos para fechar um período e iniciar um novo.

No caso da Virada de Período Acadêmica, existem algumas tarefas indispensáveis, tais como preparar as matrículas e rematrículas, definir grades curriculares, analisar as junções de turmas e organizar os horários de aula, bem como realizar a enturmação dos alunos em suas disciplinas.

Na Virada de Período Financeira, que ocorre em simultâneo, as tarefas são outras: envolve validar parâmetros financeiros, como definir quais cobranças serão feitas ao aluno no ato da rematrícula, definir quais bolsas deverão ser renovadas e analisar os reajustes necessários na precificação, ou campanhas de descontos para viabilizar e melhorar a captação.

Sabemos que essa não é uma tarefa simples. No entanto, aqui veremos de que forma a Virada de Período pode ser facilitada e otimizada com a Plataforma Ensinc.

Leia mais: índice de rematrícula: 5 dicas para aumentá-lo.

Virada de Período Acadêmica

A virada acadêmica ocorre em paralelo com a virada financeira. Algumas de suas particularidades são:

1 – Evasão Semestral

Todo semestre há alunos veteranos que não pagaram a rematrícula. Por isso, é importante validar mais uma vez se a  evasão semestral foi realizada. Afinal, de que adianta montar grades curriculares de alunos que não continuarão o curso na sua instituição? Além de evitar transtornos no processo do Censo.

Na Plataforma Ensinc, você encontra um menu que permite realizar a evasão com apenas alguns cliques, especificando a razão para a desistência, como na imagem abaixo. Além disso, a plataforma possui outros recursos que vão auxiliar a gestão da evasão para evitar um alto índice de desistências.

Leia mais: gestão educacional baseada em dados: utilize métricas para otimizar.

2 – Notas e presença

É necessário validar se as notas e frequência foram lançadas e liberadas aos alunos. Isso é fundamental para os rumos do próximo período. Pois, essas informações é que confirmarão quais disciplinas o aluno estará devendo para o próximo semestre e assim conseguir realizar o processamento da enturmação desses alunos em suas respectivas disciplinas devidas adequadamente.

Ainda neste aspecto, o desempenho dos alunos também dará informações relevantes à instituição e aos professores. Lembre-se: nem sempre notas baixas são resultados de pouco comprometimento dos estudantes.

Com a Plataforma Ensinc, fazer o lançamento desses dados é mais prático e eficiente para seu processo de virada. Com os parâmetros pré-definidos, sua gestão tem automatização e relatórios de fim de semestre que mostram o desempenho do ensino oferecido pela IES.

3 – Junção de turmas

Definir as turmas que precisarão e poderão ter junção é importante, pois este processo impacta diretamente seu financeiro. Realizar a junção permitirá a unificação de horários de aula e professores, ou seja, reduzirá o custo de ter várias turmas com número muito reduzido de alunos. A virada de período é o momento em que é possível realizar tal tipo de movimento. 

A Plataforma Ensinc possui funcionalidades específicas para facilitar esta tarefa; com ela, a otimização das turmas é simples e otimizada para ter o melhor aproveitamento de espaço, carga horária dos professores e conteúdos. Além dos relatórios de lista de presença e notas unificadas da turma que está sendo ofertada.

4 – Enturmação dos alunos

A geração de enturmação é o processo que realiza a matrícula dos alunos nas disciplinas devidas da matriz curricular vinculada.

O Ensinc também facilita esse processo para a secretaria, pois executa a enturmação de forma automatizada sugerindo o horário para aqueles alunos que possuem dependências de semestres anteriores, ou resolvendo por completo o horário dos alunos semestralizados, que são aqueles alunos que não possuem nenhuma dependência.

Além disso, com o módulo de Confirmação de Horário o aluno com dependência poderá acessar, através do seu portal, o horário sugerido, fazer alterações dentro das regras estabelecidas pela IES, e também fazer contato diretamente com seu coordenador via ferramenta, para alguma exceção ou necessidade do aluno.

Virada de Período Financeira

Sabemos que a área financeira é repleta de peculiaridades. Por isso, é útil que haja um sistema que abranja todas as funções necessárias, como avaliar contratos ativos, faturas geradas e boletos de rematrícula.

Na Plataforma Ensinc, você consegue lidar de forma simples com estas demandas.

1 – Configuração da precificação

virada de período

Qual a precificação de cada curso? Quais ajustes precisam ser feitos? A virada de período é o único momento em que isso é possível, onde é preciso um planejamento estratégico e um sistema de gestão que dê conta do necessário. Com nossas ferramentas de precificação você pode estabelecer os valores por período de ingresso, caso queira e precise trabalhar com um valor diferenciado para alunos ingressantes, valores por curso ou turma, ou seja, configurações personalizadas para cada situação da sua instituição.

2 – Renovação de convênio

Nem sempre os estudantes conseguem financiar seus estudos de forma integral. Por isso, é comum que sejam usados convênios ou bolsas de estudo, renovadas a cada período.

Tendo em vista que cada um possui condições diferentes de financiamento, é necessário que o sistema da faculdade na virada de período consiga renovar convênios e ter controle sobre o faturamento. Para isso é preciso automatizar e integrar, tudo que a Plataforma Ensinc visa fazer na gestão da sua IES, uma vez cadastrados seus convênios, bolsas e descontos é possível decidir onde e quando se aplicará cada um deles, existindo também a possibilidade de personalização conforme necessidade.

3 – Geração de faturamentos e boletos

Sabemos que um dos maiores problemas que uma instituição pode enfrentar é a evasão de alunos. É comum que isso ocorra antes de um novo semestre, quando muitos alunos não realizam a rematrícula.

Tendo isso em mente, a geração de faturamentos e boletos, bem como a comunicação antecipada aos alunos, é parte importante da Virada de Período. A função de uma boa plataforma de gestão é otimizar esse processo, automatizando a geração de faturamentos e boletos e, com isso, aumentando a retenção de alunos. 

Na Plataforma Ensinc configurar seus boletos de pagamento e fácil com nossas integrações BackOffice, além da possibilidade com o nosso CRM nativo de fazer o gerenciamento e a criação de campanhas de desconto, cobrança e captação de novos estudantes para sua IES. 

A plataforma também oferece a possibilidade da IES permitir que o aluno dê o aceite do contrato de matrícula ou rematrícula através do Portal aluno, ou ao fazer o pagamento do boleto de rematrícula.

Leia mais: melhores práticas de gestão educacional.

Solução Integrada

Percebeu como a Plataforma Ensinc oferece uma série de recursos para ajudar na Virada de Período da sua IES, isso facilita sua gestão de muitas maneiras e com vários recursos.

Quer saber mais sobre tais recursos? Entre em contato com um de nossos consultores.

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