O que você deve considerar na hora de fazer a gestão de processos educacionais

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O que você deve considerar na hora de fazer a gestão de processos educacionais

Fazer a gestão de processos educacionais vai muito além de organizar grades curriculares e gerenciar o pagamento de matrículas. 

Quando falamos de instituições de ensino superior, onde os alunos em geral possuem uma rotina agitada, a gestão de processos tende a otimizar a interação entre o estudante e a instituição.

Isso beneficia não apenas os alunos, que resolvem seus problemas mais rápido, mas em especial a instituição, que ganha mais produtividade!

Neste artigo, falaremos sobre quais destes processos podem ser otimizados e como fazer isso. Vamos lá?

O que é a gestão de processos educacionais?

Para que uma instituição de ensino funcione de maneira adequada é preciso que uma série de recursos estejam em dia e organizados. Tudo que acontece dentro de uma instituição interfere na educação dos alunos, direta ou indiretamente.

Por essa razão, quando falamos em gestão de processos educacionais, estamos falando de garantir que tudo na instituição flua da melhor maneira possível através dos recursos disponíveis para tal.

Um bom exemplo disso é o setor financeiro da instituição. Este precisa estar em perfeita ordem para garantir um bom fluxo de caixa. O bom fluxo de caixa, por sua vez, permitirá que outras demandas e setores, como infraestrutura física e tecnológica, sejam mantidos ou adquiridos.

Além disso, essa gestão de processos educacionais pode garantir uma boa avaliação para a instituição, tanto do ponto de vista dos alunos, como dos órgãos responsáveis por regulamentá-las, como o MEC.

7 pontos para considerar na gestão de processos educacionais

Para facilitar a compreensão sobre a importância de se fazer a gestão de processos educacionais, dedicaremos este tópico a exemplificar os elementos que precisam ser considerados em cada setor.

1 — Finanças organizadas, contas em dia;

O setor financeiro pode ser considerado o coração da instituição. De maneira geral, a gestão deste setor engloba o controle das entradas e saídas de receita, em busca de um fluxo de caixa saudável.

Para isso, o setor precisa:

  • Pagar seus funcionários e colaboradores;
  • Emitir notas fiscais e boletos;
  • Ter controle dos descontos em bolsas de estudo e de programas de auxílio do governo;
  • Cobrar os inadimplentes.

Além de tudo, é preciso realizar um planejamento orçamentário anual, manter a tabela de precificação atualizada e, sempre que possível, ter acesso a relatórios que possibilitem ver, de maneira simplificada, a situação financeira atual da instituição.

Qualquer desequilíbrio nesse setor causa um “efeito borboleta”, podendo prejudicar a instituição por completo.

Leia mais: 4 problemas gerados pela inadimplência em instituições de ensino superior.

2 — Comunicação limpa, sem mal entendidos;

No que diz respeito à comunicação, a instituição possui três frentes que devem ser consideradas:

  • Instituição-aluno;
  • Professor-aluno;
  • Instituição-professor.

O desafio é abrir canais de comunicação mais abrangentes, que atendam às demandas destas três categorias. Para isso, deve-se ter em mente o seguinte: a comunicação clara gera confiança e fortalece o vínculo entre as partes.

3 — Bom desempenho de alunos, boa avaliação da instituição;

Todos os anos, as instituições são avaliadas pelos resultados dos alunos. Não basta ter nome no mercado: é necessária uma grade curricular adequada, que ofereça aos alunos as ferramentas certas para iniciar e alavancar suas carreiras.

Sendo assim, a gestão de processos educacionais, além de acompanhar o desempenho dos alunos, deve traçar estratégias para reverter possíveis resultados negativos.

4 — Boa captação de alunos, redução da evasão;

gestão de processos educacionais

A evasão de alunos é uma das maiores preocupações das instituições em geral. Sendo assim, cabe à gestão ter acesso ao número de alunos que desistiram de seus cursos, investigar quais são os motivos e traçar uma estratégia para retê-los.

Outro desafio, resultado da crescente diversificação do mercado, está em trazer novos estudantes. 

Em geral, o sucesso dos itens anteriores já funciona como uma vitrine para novos universitários. Ainda assim, com os relatórios gerados por uma gestão eficiente, é possível perceber novas estratégias.

Leia mais: como evitar a evasão de alunos na sua instituição de ensino.

5 — Professores satisfeitos;

Queremos garantir que nossos professores sejam valorizados, concorda? Para isso, é necessário conhecer suas incumbências, que vão muito além da comunicação com os alunos e com a instituição.

Os professores precisam de um sistema eficaz para lançar as notas dos alunos e disponibilizar materiais de aulas on-line, por exemplo. Neste caso, a gestão busca uma maneira de realizar essas tarefas de forma simplificada e sem atrasos.

Além de que, deve-se ter uma boa gestão dos contratos para evitar qualquer pendência financeira. 

Leia mais: como a otimização do trabalho dos professores pode ser eficiente para sua instituição de ensino?

6 — Biblioteca em ordem;

A biblioteca é um dos setores de maior rotatividade dentro de uma instituição. Por isso, é necessário um sistema funcional que registre o empréstimo e a devolução de livros e materiais sem haver perda do controle.

7 — Diminuição dos erros;

Todo erro causa perdas — qualquer gestor sabe disso. No entanto, muitos erros demoram muito a ser descobertos. Errar é humano, mas persistir no erro… você já sabe.

Para solucionar essa dor, a gestão eficiente dos processos tem o papel de diminuir o retrabalho e corrigir erros em todos os setores da instituição. É muito mais fácil identificar um problema quando há processos padronizados e expectativas alinhadas, concorda?

Na teoria, é simples. Mas, na prática, surge uma pergunta:

Como começar a fazer a gestão de processos educacionais?

gestão de processos educacionais

Conforme podemos ver, fazer a gestão de processos educacionais engloba inúmeros fatores que precisam ser considerados. Sendo assim, algumas ferramentas estão disponíveis para garantir que esse processo seja eficiente.

As planilhas são a primeira ferramenta que as instituições utilizam. O problema é que, com o tempo, o aumento de alunos e demandas crescentes, essa solução acaba se tornando improdutiva. As planilhas ficam muito pesadas, dificultando sua utilização.

Ainda, caso uma única célula da planilha esteja errada, ela prejudicará uma série de fatores e a análise de resultados e relatórios. Para que uma decisão possa ser tomada a partir de planilhas é preciso manter uma série delas abertas e tomar decisões a partir daí.

Um sistema de gestão se torna uma opção mais segura.

Um sistema de gestão consegue unificar todos os dados necessários para que uma análise acertada seja feita. O gestor tem acesso a uma série de relatórios sob os mais diferentes pontos de vista, facilitando a tomada de decisão.

Fora que é possível acessar o sistema de qualquer lugar, desde que o dispositivo esteja conectado à internet. Desta forma, alunos, professores e gestores conseguem agilizar uma série de processos como os que citamos nos tópicos anteriores.

Para começar, faça-o pela organização de suas informações. E isto só será possível com uma solução adequada.

Para saber como gerir seus processos educacionais com a ajuda de um sistema específico para tal, fale com um consultor especialista em gestão educacional.

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