Todo empreendedor tem um compromisso com a lucratividade e crescimento do próprio negócio.
Do ponto de vista empresarial, uma Instituição de Ensino Superior (IES) também é um empreendimento, que recebe e faz pagamentos. Como tal, ela depende de seus clientes (alunos) e da sua situação financeira (caixa) para manter-se funcionando.
Além disso, como em qualquer negócio, uma alta taxa de inadimplência pode afetá-la, causando prejuízos financeiros e falta de investimento. Afinal, se não receber dos seus alunos, como se manterá funcionando?
Como gestor de uma instituição de ensino superior, você tem um compromisso: articular propostas para deter os problemas gerados pela falta de pagamento.
Neste artigo, vamos abordar quatro problemas gerados pela inadimplência de alunos, que podem ser explorados para se tornar oportunidades de melhoria e crescimento para sua IES.
1 – Desorganização financeira
Uma instituição de ensino que não planeja seus investimentos sempre enfrenta dificuldades. Essa má gestão financeira gera a maioria dos problemas relacionados à sua manutenção.
É um cenário que parece surreal; Como pode uma instituição de ensino não possuir controles financeiros? Bem, isso é muito comum em muitas delas.
Existem muitas instituições que encerram suas atividades por não conseguirem lidar com a inadimplência.
Isso acontece porque sem um fluxo de caixa eficiente, não há capital para investimento em novas tecnologias educacionais, melhorias pedagógicas e contratação de docentes qualificados.
Vamos refletir um minuto sobre o papel fundamental de uma IES: ela deve formar alunos com conhecimento prático para o mercado de trabalho ou carreira acadêmica. Podemos concluir que, para isso, a IES deve ter um bom planejamento pedagógico, acadêmico e financeiro.
Daí, surge a seguinte pergunta:
Como fazer esse planejamento?
Se você tem dificuldade de planejar sozinho, comece com ferramentas e serviços que auxiliem sua gestão. Uma boa consultoria ou ferramenta pode mudar completamente o cenário financeiro da sua IES.
Investir em consultorias, treinamentos, contratação ou terceirização de profissionais é mais rentável do que você imagina. A longo prazo, esse investimento trará mais benefícios para sua instituição do que tentar fazer tudo sozinho sem ajuda — o que pode ser mais caro e dispendioso.
Leia mais: gestão educacional baseada em dados: utilize métricas para otimizar.
2 – Problemas para manter a estrutura, os funcionários e realizar novos investimentos
Um dos problemas mais comuns em uma IES com dificuldade de recebimento é a manutenção de sua estrutura. A falta de pagamento pode levar a instituição a fazer cortes no orçamento como alternativa para se manter funcionando.
Funcionários são dispensados e turmas são fechadas por causa da inadimplência. Se não houver uma reorganização, a própria instituição fechará as portas.
Isso também acontece com a maioria das empresas que não têm organização financeira e precisam lidar com a inadimplência dos clientes.
Por isso, é tão importante manter o controle e ter estratégias para contornar a situação quando ela surgir.
Lembre-se: uma boa instituição não tem apenas um nome; ela tem bons professores, instalações adequadas, recursos didáticos, um ambiente limpo e organizado, além de bom atendimento.
Tudo isso demanda recursos financeiros. Ou seja, a falta de pagamento por parte do aluno afeta diretamente as atividades da IES.
Leia mais: o que você deve considerar na hora de fazer a gestão de processos educacionais.
3 – Problemas de comunicação e gestão de débitos
Estabelecer um processo de comunicação eficaz é fundamental para as instituições de ensino. Toda interação dos alunos com a IES precisa ser eficiente e resolutiva, pois assim é possível prevenir ou até mesmo evitar problemas como a inadimplência.
Com comunicação clara e controle de dados bem definidos, é possível identificar as razões pelas quais o aluno não consegue manter-se adimplente. O bom relacionamento deve permanecer até mesmo na hora de negociar débitos, momento ideal para aplicar estratégias e utilizar ferramentas que otimizem o processo de recebimento e facilitem ao aluno quitar suas dívidas.
Outra medida importante é não esperar a dívida aumentar. Implementar ações de monitoramento logo no início ajudará a IES e o aluno a resolverem rápida e tranquilamente a situação. Isso normalmente define se o estudante continua ou não na instituição.
4 – Baixa renovação de matrículas
Outro problema enfrentado pelos gestores educacionais é a queda nas rematrículas, uma questão que pode ser agravada ainda mais pela inadimplência.
Outros motivos conhecidos para a baixa renovação de matrículas são:
- Sazonalidade;
- Alto índice de inadimplência;
- Falta de divulgação e campanhas de marketing;
- Ausência de planejamento semestral e anual;
- Falta de metas bem estabelecidas.
Dentre esses, a inadimplência é a mais preocupante. Muitos alunos deixam de estudar por não conseguirem mais assumir as despesas do curso, abandonando-o e deixando para trás uma dívida que deverá ser renegociada.
A instituição precisa ter uma boa estratégia para negociar essas pendências com o aluno. Para isso, oferecer novas condições para a quitação da dívida é mais eficiente do que insistir em ligações incessantes e desconfortáveis.
Essa atitude pode motivar o estudante a voltar aos estudos e se esforçar para manter suas mensalidades em dia.
Coloque em prática:
- Planejamento financeiro
Para ter controle financeiro, o primeiro passo é planejar.
Por isso, faça seus planos com antecedência, pesquise e aplique as melhores estratégias para otimizar seu departamento administrativo-financeiro.
Assim, você organiza sua instituição e se prepara para eventualidades como a inadimplência dos alunos.
- Comunicação assertiva
Uma comunicação eficiente também contribui para o melhor desempenho das suas estratégias, tanto na aquisição de novos alunos quanto na cobrança dos inadimplentes.
Saber se comunicar com seu aluno e futuro aluno faz toda a diferença. Você pode utilizar estratégias de marketing de conteúdo, campanhas de divulgação, e-mail marketing, ligações etc.
- Descontos e bolsas
Como parte da sua estratégia, você ainda pode oferecer descontos e promoções exclusivas para quem mantém suas mensalidades em dia.
Programas de descontos e bolsas são ótimas estratégias para sua instituição, desde que feitos com planejamento e conforme a viabilidade financeira.
- Plano de renegociação
Proponha aos alunos inadimplentes uma maneira de quitar seus débitos e continuar seus estudos. Montar um plano de renegociação é uma ótima estratégia de retenção escolar.
Ele garante o recebimento da mensalidade renegociada e mantém o fluxo de caixa funcional. Nem sempre é fácil lidar com a inadimplência, mas essa estratégia pode tornar o trabalho mais fácil e seu fluxo de caixa mais previsível e controlável, evitando prejuízos no fim de cada semestre.
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Leia mais: os relatórios financeiros que sua IES deve acompanhar.
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