Sim, é possível encontrar um sistema adequado, para gestão educacional e processos internos da sua IES. No entanto, como as necessidades diferem de instituição para instituição, sempre haverá aquele “perfeito”, ou seja, mais compatível com suas demandas diárias.
Agora, esta opção, geralmente serve para aqueles que desejam encontrar uma solução padrão para utilização quase que imediata, ou seja, sem integração adequada a IES.
Por outro lado, para encontrar o sistema “perfeito” para sua gestão, com integração de processos e boa solução de necessidades, é preciso seguir algumas etapas que podem ajudar a identificar uma boa opção. Separei 3 para você começar.
Antes de tudo, é importante que você como gestor:
1º — Identifique seus problemas.
Busque entender em quais processos sua equipe gasta mais tempo de execução, onde tem maiores dificuldades de gestão e realização, por exemplo: atividades que poucos entendem pela complexidade ou aquelas executadas repetidamente de forma manual.
Identificar essas dificuldades facilita a escolha da solução mais adequada, pois assim você e sua equipe vão escolher um sistema baseado nas suas necessidades.
Sabendo disso, você pode até acrescentar novos processos que já planejava implementar há algum tempo.
2º — Entenda como deve resolver os problemas.
Se você já tem ideia de como as coisas são feitas na sua instituição e quais problemas ela possui, já consegue saber como deve resolvê-los.
Então, avalie e reflita como a nova solução deverá ajudar, isso dá clareza para a escolha de um sistema que facilite a resolução das dificuldades identificadas.
Leia também: Melhores práticas para sua gestão educacional.
3º — Entre em contato com fornecedores.
Agora que você sabe como seria um sistema adequado para sua gestão, você deve fazer uma pesquisa sobre os softwares disponíveis no mercado.
Até aqui, os passos parecem simples, porém essa etapa exigirá ainda mais de sua análise detalhada em pontos importantes para seu dia a dia com um sistema.
Após pesquisar e conversar com outras pessoas, faça uma lista com algumas opções que podem auxiliar sua instituição.
Contudo, só seguir esses passos ainda não garante que você encontre o sistema adequado para sua gestão.
Além disso, é preciso levar em consideração alguns pontos importantes como:
- Suporte Adequado — Não ter um suporte adequado é trabalhoso;
- Relatórios — O que não é medido, não é gerenciado;
- Curva de Aprendizagem — E a usabilidade? Procure uma solução intuitiva.
Vamos ver cada um deles a seguir. Continue lendo.
Não ter um suporte adequado é trabalhoso.
Como também, ter um suporte que demora para atender sua solicitação é contraproducente.
Imagine o seguinte: surge uma dúvida, por mais simples que seja, e você descobre que o sistema não tem suporte, ou que para isso é preciso fazer um upgrade.
Esta situação se torna frustrante para sua equipe, para seus alunos e para você. Suporte técnico é necessário e deve ser muito considerado na busca de uma solução.
Dúvidas serão frequentes e você e sua equipe vão precisar de auxílio para solucioná-las, principalmente, se seus processos forem robustos e cheios de etapas.
Mesmo com tutoriais e até vídeos, ter alguém auxiliando será sempre bem-vindo e proveitoso, já que nesses formatos seu entendimento pode não ser completo.
Outra coisa que pode ocorrer é que, geralmente, os tutoriais são mais pontuais e diretos, ensinando apenas como fazer ou realizar determinada tarefa, por exemplo.
No entanto, se houver a necessidade de uma explicação melhor sobre determinado processo ou aplicação de certa funcionalidade em situação diferente no dia a dia, é interessante contar com um suporte adequado.
Portanto, procure por soluções que lhe ofereçam esse tipo de acompanhamento.
O que não é medido, não é gerenciado.
Os relatórios são pontos importantes em um sistema para gestão educacional, pois é através deles que se pode mensurar diversos parâmetros.
O relatório ideal é aquele focado num ponto específico sem informações desnecessárias que prejudique sua interpretação de dados.
Pense o seguinte: você precisa entender sobre diversos indicadores financeiros, mas no meio do relatório se depara com informações dispensáveis, mas que estão ali para dificultar a visualização dos dados financeiros.
Um ponto que deve ser considerado é se o relatório pode ser impresso ou se pode baixá-lo numa planilha eletrônica.
Outra dúvida válida também para refletir antes da contratação é a seguinte:
Caso precise de um relatório exclusivo, será atendido e quanto isso pode custar a mais?
Esses são pontos importantes para sua gestão e favoráveis para a tomada de decisão, caso a solução de sua escolha ofereça esse tipo de suporte.
E a usabilidade? Procure uma solução intuitiva.
Você olhou tudo e optou por um sistema bem completo que faz muita coisa, tem BI (Business Intelligence), contas a pagar completo, o financeiro é robusto.
Parece que você escolheu certo, a equipe começa usar e então você descobre que a ferramenta é complexa de usar e o fornecedor não oferece nenhum tipo de treinamento adequado.
Por isso, um ponto a ser considerado é justamente este:
Quanto tempo você e sua equipe vão levar para poder usar essa solução de maneira segura e completa?
De quanto treinamento vocês precisarão, a solução que você escolheu oferece isso?
Acredite, é ótimo ter uma solução robusta e integrada, mas ter um acompanhamento próximo e treinamento completo fará toda a diferença na hora de usar.
A usabilidade é uma qualidade de um sistema, refere-se ao quanto é fácil realizar um processo na solução.
Mas sem deixar de lado que alguns são mais complexos e por isso precisam de suporte adequado ao usuário.
Como dito no início deste conteúdo, um sistema “perfeito” para sua gestão educacional é aquele adequado às suas necessidades. Que facilite seu trabalho e de sua equipe, que ajude a trazer resultados positivos.
Para encontrá-lo basta analisar os pontos apresentados e tenho certeza de que encontrará a melhor opção para você.
Claro que será necessário dedicar algumas horas do seu tempo, mas essa é uma busca que pode gerar ótimos resultados a longo prazo e diminuir muito o fluxo de retrabalho da sua equipe.
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