Uma empresa que quer alcançar sucesso precisa estabelecer objetivos claros, já que sem ter uma visão a longo prazo ela dificilmente sobreviverá no mercado.
Quando pensamos em uma instituição de ensino não apenas como um ambiente de ensino, mas também como um negócio, fica evidente a necessidade de um planejamento estratégico educacional. Como em qualquer negócio, essa IES precisa de um plano para se destacar e crescer em um mercado cada vez mais competitivo.
Neste conteúdo, você verá como fazer seu planejamento estratégico.
Passo 1: Analise seu relatório anual anterior.
Para alcançar seus objetivos, é preciso primeiro entender sua posição atual. Comece revisando o relatório anual da sua IES. Este documento é um resumo das atividades, do desempenho financeiro, dos resultados operacionais e metas alcançadas pela instituição, no ano anterior. As métricas e dados desse documento são fundamentais para começar seu planejamento.
Além disso, você também pode incluir outras informações relevantes como:
- Relatórios acadêmicos;
- Planejamento pedagógico;
- A estratégia de negócios da IES;
- Principais riscos e desafios enfrentados;
- Perspectivas futuras para o negócio.
Como analisar o que não pode ser quantificado?
Para avaliar informações que não podem ser quantificadas, analise os feedbacks fornecidos por sua equipe acadêmica e pelos alunos.
Sua equipe enfrenta diariamente os desafios do atendimento ao aluno. Lida com reclamações, avaliações, problemas com professores, falhas na comunicação, equipamentos defeituosos e uma série de situações do dia a dia de uma instituição de ensino. Por isso, pode fornecer um bom relatório do que acontece na sua IES.
Seus pontos de vista podem até indicar com maior clareza as melhorias que você como gestor deve avaliar.
Por fim, com os dados e feedbacks em mãos, faça um levantamento de tudo que ESTÁ sendo feito na sua instituição e o que DEVERIA ter sido feito, mas não foi aplicado. Este é o ponto de partida do seu planejamento estratégico educacional.
Passo 2: Defina seu orçamento.
Após analisar os feedbacks e dados de seu relatório anual, é hora de definir o plano financeiro, que também faz parte do planejamento estratégico educacional. Se você fez um relatório anual completo, já deve ter uma boa base para estabelecer os próximos investimentos.
Em seguida, após entender como está o faturamento da instituição, é o momento de fazer uma previsão de orçamento para o próximo ano. Lembre-se de sempre considerar os imprevistos. Dessa forma, você estará bem preparado quando for necessário.
Como foi dito no tópico anterior — para alcançar seus objetivos, é preciso primeiro entender sua posição atual — aqui neste passo isso também se aplica; portanto, pegue seu relatório financeiro e pergunte-se:
- Onde posso reduzir custos?
- Tenho espaço para fazer novos investimentos?
- Quais cursos geram maior receita para minha instituição e como posso potencializar isso?
- Onde houve maior perda financeira que posso evitar a partir daqui?
Percebeu como seu relatório anterior é muito útil? Por isso, é importante que ele seja detalhado.
Criar um orçamento considerando erros e acertos passados otimiza sua gestão financeira e traz o lucro e crescimento tão esperados. Este é um importante passo do seu planejamento estratégico.
Passo 3: Adquira recursos tecnológicos para executar seu planejamento.
Para colocar em prática seu planejamento é necessário ter recursos tecnológicos. Com eles, você pode identificar problemas e buscar soluções estratégicas mais rápido.
Atualmente, os softwares de gestão educacional são bastante procurados, pois fornecem boas métricas dos setores da IES. Do setor acadêmico, por exemplo, permitem ao gestor colher dados como:
- Número de alunos matriculados;
- Alunos que cursam suas disciplinas regularmente;
- Inadimplentes;
- Desistentes;
- Solicitações de serviços, etc.
Então, se antes esses dados eram preenchidos e atualizados manualmente, com um sistema de gestão é possível obter atualizações automáticas e, em alguns casos, a inserção de informações pode ser feita pelo próprio aluno já no processo seletivo.
Isso deixa a secretaria focar em outros processos mais operacionais que, por sua vez, também podem ser automatizados com antecedência por meio da criação de regras de negócio.
Pense no que uma ferramenta poderosa como esta pode fazer pela sua IES a longo prazo.
Em um primeiro momento pode parecer um alto investimento, no entanto, as economias geradas com a diminuição de erros humanos, perda de processos e documentos importantes farão uma grande diferença na gestão e, com certeza, reduzirá custos.
Passo 4: Implemente processos estruturados em sua instituição.
O planejamento estratégico é fundamental para o crescimento de qualquer instituição de ensino. Como é responsável pela formação de profissionais, deve definir processos e meios para facilitar o acesso à educação.
Com processos educacionais estruturados, a gestão da IES e a vida do aluno serão facilitadas. Desde a primeira abordagem até a efetivação da matrícula, cada etapa é crucial para a carreira acadêmica do estudante.
Ao implementar um banco de dados automatizado para armazenar as informações coletadas durante o processo de ingresso, a instituição otimiza o gerenciamento e acompanhamento dos alunos.
O diferencial de um software de gestão integrado.
Os softwares de gestão educacional, apresentados no tópico anterior, são ferramentas que auxiliam instituições a automatizar os processos implementados. Basicamente, existem dois tipos no mercado: integrados e modulares.
Quando se trabalha com módulos, falta integração entre os setores acadêmico e financeiro da IES, restando trabalho manual que desperdiça tempo e pessoal qualificado para fazê-lo.
Em um sistema integrado, desde a primeira coleta de dados do aluno é possível automatizar vários processos. Isso acontece porque os setores acadêmico e financeiro compartilham informações, dispensando o trabalho com reinserção de dados. Da mesma forma, acontece quando existem renegociações, gestão de boletos, etc.
Criar processos estruturados dentro da sua instituição pode ser mais fácil do que você imagina e com um bom planejamento você pode alcançar os objetivos de crescimento para sua instituição. Comece a planejar hoje!
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