Muitos gestores já entenderam a necessidade de modernizar e otimizar a administração de suas Instituições de Ensino Superior. No entanto, surge uma dúvida: é melhor utilizar um sistema de gestão na nuvem ou um sistema local?
Como não são poucas as variáveis que motivam esta decisão, neste artigo decidimos nos aprofundar nas dúvidas mais corriqueiras para te ajudar nesta escolha, que conta com prós e contras.
Mas, antes, precisamos definir do que estamos falando:
O que é um sistema de gestão educacional?
Um sistema de gestão, neste caso, é um software que faz a integração de diversos campos da Instituição de Ensino Superior em um único lugar.
O principal foco do sistema está na unificação das informações em um mesmo ambiente, possibilitando maior controle das operações, otimização dos processos, maior autonomia para a tomada de decisões e uma redução considerável de custos.
Leia mais: O que você deve considerar na hora de fazer a gestão de processos educacionais.
Para você entender a eficácia de um sistema de gestão, basta saber que ele possibilita aos gestores plena consciência de fatores educacionais, operacionais, administrativos e financeiros.
Ou seja, o gestor consegue visualizar, por exemplo, desde a quantidade de alunos inadimplentes, passando pela produtividade dos professores e o aproveitamento dos estudantes.
Além disso, o sistema permite que o financeiro da IES seja acompanhado em tempo real. Isso oferece ao gestor uma melhor visualização da situação financeira administrativa.
Em alguns casos, os softwares apresentam um ambiente voltado para a gestão do acervo físico da biblioteca, por exemplo.
Agora que entendemos um pouco sobre o quanto um sistema de gestão abrange em uma universidade, podemos falar das peculiaridades dos dois modelos de operação: o local e o, na nuvem.
Sistema de gestão local.
De forma simplificada, o sistema de gestão local é um software comprado pela instituição e instalado em um servidor próprio.
A decisão de manter o software na universidade, faz necessária uma infraestrutura mínima, e isso inclui uma equipe de TI.
Boa parte dos gestores que optam por este modelo o fazem por questões de segurança, porque todos os dados estão no espaço físico da IES.
Isso se torna um problema caso o sistema não seja devidamente manuseado.
A questão financeira é outro fator que pesa na decisão de aquisição de um software de gestão.
Por isso, devemos explicar que o sistema local possui custos escondidos. Como assim?
O software, pode não ser caro, mas, a aquisição de uma licença permanente, traz a necessidade de eventuais atualizações avulsas.
Isso sem falar que, além da equipe de TI, o computador utilizado para armazenamento do sistema deve estar em um ambiente climatizado, algo que também gera um custo.
Por fim, neste modelo de operação, o suporte da empresa fornecedora é bem limitado, já que ela vende um produto e não um serviço.
Então o que dizer da outra opção? Vejamos:
Sistema de gestão na nuvem.
Ainda de forma simplificada, o sistema de gestão na nuvem atua como um serviço operado apenas através da internet.
Sendo assim, tudo que a instituição precisa para acessar todas as suas informações, são computadores com acesso à internet.
No que diz respeito à segurança das informações, as fornecedoras desses sistemas contam com modernos bancos de dados e hospedagens.
Além disso, são obrigados a garantir aos clientes a segurança dos dados, efetuando backups e manutenções periódicas.
A questão financeira é ainda mais atrativa se compararmos este com o sistema local, pois o pagamento é realizado no modelo de mensalidade e nenhuma atualização realizada no sistema oferece qualquer novo custo à IES.
Por fim, somente o sistema na internet possibilita aos alunos a chance de ter suas aulas on-line através de um login e senha fornecidos pela instituição.
Ou seja, ela pode ofertar cursos na modalidade EAD com qualidade, eficiência e autonomia.
Leia mais: Direito EAD: o que você sabe sobre esta nova modalidade?
Considere a melhor opção para sua necessidade.
Como foi possível ver através de uma breve explicação, o sistema de gestão na nuvem tende a trazer maior autonomia e versatilidade em relação ao sistema local. Além disso, o custo operacional é bem menor.
Entretanto, entendemos que os sistemas locais têm o seu valor. Sendo assim, somente o gestor da universidade pode compreender qual destas seria a melhor opção para o seu caso.
Mas lembre-se: o sistema precisa ter sido desenvolvido sob medida para o ambiente universitário.
Falamos isso porque existem muitos softwares no mercado que não foram desenvolvidos para o ensino superior e, neste caso, uma série de “puxadinhos” precisam ser feitos para atender a todos os requisitos básicos da instituição.
O problema é que estes “puxadinhos” podem se tornar uma grande dor de cabeça caso ela cresça ou mesmo mude algum processo básico.
Por isso, antes de escolher a fornecedora do sistema de gestão da sua IES, tenha a certeza de que ele foi desenvolvido para o ensino superior.
Ficou interessado em saber mais sobre as soluções sob medida para sua instituição? Tire suas dúvidas com um dos nossos consultores!
