A gestão de processos educacionais vai muito além de vestibulares e formação de estudantes. De certa forma, tudo feito em uma instituição contribui para este objetivo. Contudo, para alcançá-lo, é indispensável ter uma gestão eficiente e integrada.
Essa gestão precisa otimizar a rotina do estudante, mas, em especial, da própria instituição, garantindo maior produtividade!
Neste conteúdo, exploramos alguns processos que se otimizados promovem melhores resultados na IES. Acompanhe a seguir!
O que é a gestão de processos educacionais?
Processos educacionais são todas as atividades e rotinas administrativas que uma instituição de ensino realiza para garantir ensino de qualidade aos seus estudantes.
Tudo que acontece em uma instituição influencia na educação dos alunos de forma direta ou indireta. Por isso, são necessários recursos e boas práticas de gestão para não prejudicar o desempenho tanto deles quanto da IES.
A gestão de processos educacionais assegura que essas rotinas sejam assertivas e realizadas com os recursos adequados.
Vamos observar o setor financeiro da instituição, por exemplo, que precisa estar em perfeita ordem para conseguir promover bons investimentos da IES tanto em infraestrutura física e tecnológica quanto acadêmica.
Além disso, essa gestão também deve garantir uma boa avaliação para a instituição, do ponto de vista dos alunos e dos órgãos responsáveis por regulamentá-la, como o MEC.
Sete pontos para considerar na gestão de processos educacionais.
Neste tópico, estamos exemplificando ações que você deve considerar para alcançar uma boa gestão de processos educacionais.
1 — Finanças organizadas, contas em dia.
De maneira geral, a gestão do setor financeiro da IES engloba o controle das entradas e saídas de receita em busca de um fluxo de caixa saudável.
Para isso, este setor precisa:
- Pagar seus funcionários e colaboradores;
- Emitir notas fiscais e boletos;
- Ter controle dos descontos, das bolsas de estudo e de programas de auxílio do governo;
- Cobrar os inadimplentes.
Além disso, é preciso realizar um planejamento orçamentário anual, manter a tabela de precificação de cursos atualizada e, sempre que possível, ter acesso a relatórios que possibilitem ver, de maneira simplificada, a situação financeira atualizada da instituição.
É fácil ver que qualquer desequilíbrio nesse setor pode causar um “efeito borboleta”, que prejudicará a instituição por completo.
Leia mais: 4 problemas gerados pela inadimplência em instituições de ensino superior.
2 — Comunicação limpa, sem mal-entendidos.
No que diz respeito à comunicação, a instituição possui três frentes:
- Instituição-aluno;
- Professor-aluno;
- Instituição-professor.
O desafio aqui é abrir canais de comunicação mais abrangentes, que atendam às demandas destas três categorias. Então, deve-se ter em mente o seguinte: a comunicação clara gera confiança e fortalece o vínculo entre as partes.
3 — Bom desempenho de alunos, boa avaliação da instituição.
Todos os anos, os resultados dos alunos avaliam as instituições de ensino superior.
Portanto, ter um “nome” no mercado não basta. A instituição deve oferecer uma grade curricular adequada que ofereça aos alunos as ferramentas certas para iniciar e impulsionar suas carreiras.
Sendo assim, a gestão de processos educacionais, além de acompanhar o desempenho dos alunos, deve traçar estratégias para reverter possíveis resultados negativos.
4 — Boa captação de alunos, redução da evasão.
A evasão de alunos é uma das maiores preocupações das instituições de ensino em geral. Sendo assim, cabe à gestão ter acesso ao número de alunos que desistiram de seus cursos, investigar quais são os motivos e traçar uma estratégia para retê-los.
Outro desafio, resultado da crescente diversificação do mercado, está em trazer novos estudantes.
Em geral, o sucesso dos itens anteriores já funciona como uma vitrine para novos universitários. Ainda assim, com os relatórios gerados por uma gestão eficiente, é possível perceber novas estratégias.
Leia mais: como evitar a evasão de alunos na sua instituição de ensino.
5 — Professores satisfeitos.
Você concorda que devemos garantir a valorização dos professores?
Para isso, é necessário conhecer suas atribuições, que vão muito além da comunicação com os alunos e com a instituição.
Os professores precisam de um sistema eficaz para lançar as notas dos alunos e disponibilizar materiais de aulas on-line, por exemplo. Neste caso, a gestão de processos busca uma maneira de realizar essas tarefas de forma simplificada e sem atrasos.
Além disso, deve-se ter uma boa gestão dos contratos para evitar qualquer pendência financeira.
Leia mais: como a otimização do trabalho dos professores pode ser eficiente para sua instituição de ensino?
6 — Biblioteca em ordem;
A biblioteca é um dos setores mais dinâmicos numa instituição. Por isso, é necessário um sistema funcional que registre o empréstimo e a devolução de livros e materiais sem perda do controle.
7 — Diminuição dos erros.
Todo erro pode causar perdas — qualquer gestor sabe disso. No entanto, muitos erros demoram para ser descobertos. Errar é humano, mas persistir no erro… você já sabe.
Para solucionar essa dor, a gestão eficiente dos processos tem o papel de diminuir o retrabalho e corrigir erros em todos os setores da instituição. É muito mais fácil identificar um problema quando há processos padronizados e expectativas alinhadas, concorda?
Na teoria, é simples. Mas, na prática, surge uma pergunta:
Como começar a fazer a gestão de processos educacionais?
Como podemos ver, fazer a gestão de processos educacionais engloba inúmeros fatores que precisam ser considerados. Sendo assim, algumas ferramentas estão disponíveis para garantir que esse processo seja eficiente.
As planilhas são a primeira ferramenta que as instituições utilizam. O problema é que, com o tempo, o aumento de alunos e demandas crescentes, essa solução acaba se tornando improdutiva. As planilhas ficam muito pesadas, dificultando sua utilização.
Ainda assim, caso uma única célula da planilha esteja incorreta, ela prejudicará uma série de dados e dificultará a análise de resultados e relatórios. Para uma decisão poder ser tomada a partir de planilhas é preciso manter muitas delas abertas e tomar decisões a partir daí.
Um sistema de gestão se torna uma opção mais segura.
Neste cenário, um sistema de gestão consegue unificar os dados necessários para uma análise correta ser feita. Com ele o gestor tem acesso a relatórios diversos para facilitar a tomada de decisão.
Fora que é possível acessá-lo de qualquer lugar, desde que o dispositivo esteja conectado à internet. Desta forma, alunos, professores e gestores conseguem agilizar processos como os que citamos nos tópicos anteriores.
Para começar bem, você deve organizar suas informações. E isto será possível com uma solução adequada. Conheça a Plataforma Ensinc e saiba como gerir seus processos educacionais com a ajuda de um sistema adequado. Fale com um consultor.
O conteúdo foi interessante pra você? Compartilhe e deixe um comentário pra gente.
Veja também nossos posts recentes: