A agilidade no atendimento ao aluno nas instituições de ensino superior se tornou importante ao ponto de interferir na sua condição financeira. Exatamente por isso, é preciso dar atenção redobrada a este serviço.
Pensando nisso, vamos mostrar neste artigo, como adquirir esta agilidade, assim como a ligação entre atendimento ao aluno e a rentabilidade de uma instituição.
Continue lendo para ver isso não prática.
Qual a ligação pode ter o atendimento ao aluno e a rentabilidade da sua instituição?
Em primeiro lugar, antes de mostrar como melhorar este serviço, precisamos deixar clara a ligação que existe entre o atendimento às solicitações realizadas pelos alunos e o setor financeiro da instituição.
Tenha em mente que o perfil dos alunos mudou nos últimos anos, aliás, o perfil das pessoas está em constante mudança, e as instituições precisam acompanhar as novas demandas dentro deste novo perfil de alunos.
Portanto, vemos que os alunos de hoje, em sua maioria, são os próprios responsáveis pelo pagamento das suas mensalidades, ao contrário de anos atrás, onde os pais e parentes eram seus provedores financeiros.
Além disso, os estudantes atualmente possuem uma grande demanda de atividades que incluem trabalho, vida social e familiar, além da acadêmica, sendo assim, têm que dividir e aproveitar ao máximo seu tempo.
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O tempo que o aluno gasta para cada atividade do seu dia é critério de avaliação e decisão.
Afinal, alunos insatisfeitos com o tempo que levam para ser atendidos em suas demandas, podem decidir por mudar de instituição ou até mesmo desistir do curso.
Além do mais, o aluno feliz com a sua instituição, naturalmente, faz propaganda e gera o interesse de novos alunos.
Por outro lado, para uma instituição, manter funcionários em atendimentos longos e burocráticos também representam um custo bem alto, especialmente nos salários dos colaboradores, que poderiam estar exercendo funções mais estratégicas e menos operacionais.
Para ter agilidade no atendimento ao aluno, preciso de treinamentos ou ferramentas?
Se a agilidade no atendimento evita que a instituição perca dinheiro, qual o melhor caminho para o desenvolvimento do setor: investir no treinamento dos colaboradores ou em ferramentas auxiliares?
Em primeiro lugar, uma instituição lida com diferentes tipos de pessoas, significando também diferentes interesses e hábitos.
Sendo assim, oferecer mais de um canal de atendimento se mostra um excelente caminho, portanto, treinamento e ferramentas podem, e devem, caminhar lado a lado.
Ferramentas
Atualmente existem ferramentas no mercado que facilitam a desburocratizar os atendimentos nas instituições.
Estamos falando de sistemas que, em geral, integram todos os canais de comunicação, agilizando os processos.
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Apenas para exemplificar:
Sistemas que automatizam o atendimento, possibilitam que solicitações, matrículas, acordos financeiros, e todos os assuntos financeiros e acadêmicos do aluno possam ser resolvidos através da ferramenta.
Treinamento
No que diz respeito ao treinamento dos colaboradores, podemos afirmar que este processo otimiza o trabalho deles e faz com que a instituição diminua os custos.
Em outras palavras, um funcionário com um bom treinamento é mais rentável para a instituição e mais motivado para suas atividades diárias.
Uma vez contratado um sistema de automatização dos processos internos da instituição, existe a necessidade de treinamento para o manuseio do sistema também, por isso, o desenvolvedor deste sistema deve qualificar suas equipes para utilizá-lo.
O que um software de gestão deve ter para proporcionar agilidade no seu atendimento?
Se pensarmos na quantidade de aplicativos que funcionam através de smartphones, onde o foco está em agilizar e facilitar a vida das pessoas, fica fácil entender que a agilidade no atendimento requer atenção por parte dos gestores.
As pessoas evitam pegar filas em bancos para pagar suas contas, por que gostariam de pegar filas para resolver qualquer questão na sua faculdade? Não faz sentido algum.
Por isso, a dica é recorrer ao auxílio de um software de gestão integrado que possibilita que mais canais de atendimento sejam criados, agilizando e otimizando este processo.
Além disso, este tipo de sistema otimiza o trabalho de todos os setores da instituição.
Dentre os principais recursos de um software como este podemos citar:
- Gestão de matrículas e documentos com a secretaria digital;
- Acesso a dados acadêmicos como, notas e horários, de forma rápida;
- Gestão de envio de avisos, e-mails e SMS;
- Controle dos inadimplentes;
- Controle financeiro completo;
- Emissão de relatórios diversos;
- Gestão de biblioteca.
Viu como o atendimento ao aluno é importante para aumentar a rentabilidade da sua instituição? Ao mesmo tempo, possuir os recursos certos para proporcioná-lo também é significativo para todo o processo de melhoria da sua IES como empresa.
Conheça um sistema de gestão integrado que fará a diferença na sua instituição.
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